Vacancy

Apply

Senior Graduation and Retention Specialist/Старший специалист по выпуску и удержанию студентов


Department
Registry Department
Job Type
Administrative
Applicant Type
Citizens of Kazakhstan
Type of Position
Full-Time
Closing Date
Mar 08, 2021

The Registry Department is looking for external candidates to the permanent position Senior Graduation and Retention Specialist. The position would be vacant in the beginning of May 2021. We need a person with strong MS Access knowledge and communications skills.

Job Purpose Summary:

Perform a wide variety of database administration and development programs using MS ACCESS to prepare different reports, spreadsheets and database for the Transfer courses process and etc. Administrative position that includes individual and teamwork assignments. Organizational and communication skills are extremely important. nteraction with most of KIMEP offices, many levels of administrators, faculty and students.

 

Minimum Qualifications: Higher education (IT or relevant); fluent English; computer skills – MS-Word, Excel, Access; Crystal Report, client-oriented, strong communication skills, exceptional interpersonal skills, attention to details, responsibility.

 

Preferred Qualifications: Kazakh language, knowledge of KIMEP policies and procedures, experience in managing MS Access.

 

Key Responsibilities and Duties:

Using automated and manual processes audit potential graduates’ records against program completion requirements to produce Graduation Projections;

Review students’ academic records and assist with in-time graduation;

Working with potential graduates, informing them via e-mail and phone about graduation news, their actions for successful graduation;

Monitoring intent graduation checklist;

Work with faculty, staff and advising centers in developing creative, proactive solutions to graduation-related problems;

Maintaining and systemizing database files of potential graduates for each term;

Developing new on-line tools; revising already existing tools, such as checklist, graduation request, transfer forms and etc.;

Work with student checklists; getting approval for graduation from Colleges, Academic Council;

Checking and monitoring preparation of Diplomas, spelling names and degree awarded and publishing diplomas;

Printing of Transcripts and Diploma Supplements for graduates;

Upon inquiry of previous years graduates preparation of Duplicate Diplomas both KIMEP and State

Process transfer of courses: internal, incoming and exchange;

Working with Inactive; informing inactive students about their situation;

Working with students with time limit expiration, incomplete grades, informing students with regard of their academic performance;

Preparing internal and external orders connected with retention and graduation;

Designing quires for students’ statistics and preparation of relevant statistical reports;

Participation in graduation ceremony preparation (list of participants, lining, e-visit cards);

Advising students on any problems arising;

Maintain files and records;

Maintain confidentiality of information;

Working with faculties and staff, providing information upon their requests;

Performing other duties as might be directed by the Registrar.

 

Deadline for applications submission: March 8, 2021 inclusive (till 23:59 pm Almaty time).

All interested applicants should apply via HR Portal online application system by the following link:

 https://hr.kimep.kz/en-US/Home/Vacancy/181  and  please fill salary expectations field.

 

If you have questions on this vacant position then address them to HR Officer only via recruitment@kimep.kz email address (Please indicate position title "Graduation and Retention Senior Specialiist" in the subject of the email.

 

**************************************************************************************************************************

Отдел Регистрации обьявляет о вакансии Старшего специалиста по выпуску и удержанию студентов. Данная позиция будет вакантна с мая 2021. Нам нужен сотрудник с сильными навыками MS. Access и коммуникаций.

Краткое описание должности:

Выполнение широкого спектра обязанностей по управлению базами данных и программами развития с использованием ПО MS ACCESS для подготовки различных отчетов, таблиц и баз данных для процессе перевода предметов и т.д. Административная должность, включающая индивидуальную и командную работу. Организационные и коммуникационные навыки представляют чрезвычайную важность. Взаимодействие с большинством подразделений вуза, с администраторами всех уровней, с преподавателями и студентами.

 

Минимальные квалификационные требования: высшее образование, свободное владение английским языком, компьютерные навыки - MS-Word, Excel, Access; ориентированность на нужды клиентов, развитые коммуникационные навыки, внимательность к деталям, ответственность.

 

Предпочтительные квалификационные требования: владение казахским языком, зание процедур и внутреннего распорядка работы Университета КИМЭП.

 

Основные должностные обязанности:

Использование автоматизированных и ручных процессов учета данных потенциальных выпускников по выполнению требований к завершению учебной программы для подготовки Прогноза выпуска;

Проведение встреч с потенциальными выпускниками с целью анализа академических ведомостей и оказания своевременной поддержки при выпуске;

Работа с преподавателям, с административым персоналом и с консультационными центрами для выработки творческих, упреждающих решений по проблемам, связанным с выпуском студентов;

Ведение и систематизация документов потенциальных выпускников на каждый семестр в базе данных;

Работа с ведомостями и проверочными листами обучающихся; получение одобрения на выпуск от Факультетов и Ученого Совета;

Разработка новых веб-ресурсов; работа с ведомостями и запросами на выпуск;

Отслеживание проверочных листов предполагаемых выпускников;

Проверка и отслеживание подготовки дипломов, правильного написания имен и присуждаемых степеней, а также печать дипломов;

Печать транскриптов и Приложений к Диплому для выпускников;

По запросу выпускников предыдущих лет подготовка Дубликатов Дипломов как международного так и государственного образца;

Отслеживание и обновление академического статуса обучающихся, информирование обучающихся о их академической успеваемости, определение студентов группы риска и информирование их об этом;

Подготовка внутренних и внешних приказов связанных с удержанием и выпуском студентов;

Перевод кредитов: внутренних и внешних (программы обмена, летние школы и тд.);

Подготовка журналов статистики по студентам и подготовка соответствующих статистических отчетов;

Участие в подготовке церемонии выпуска;

Консультирование студентов по возникающим у них вопросам;

Хранение и ведение личных дел студентов;

Подготовка транскриптов студентов;

Выполнение прочих обязанностей по поручению руководителя отдела регистрации.

 

Отклики принимаются через HR портал по следующей ссылке до 8 марта 2021 года включительно (23:59 по времени Алматы):

https://hr.kimep.kz/en-US/Home/Vacancy/181

Пожалуйста заполните поле по ожиданиям заработной платы в форме отклика.

По всем вопросам по данной вакансии, просим обращаться по электронной почте:recruitment@kimep.kz