Vacancy

Apply

Coordinator with MS Access Knowledge/Координатор (temporary basis/на временной основе) со знанием MS Access


Department
Registry Department
Job Type
Administrative
Applicant Type
Citizens of Kazakhstan
Type of Position
Full-Time
Closing Date
May 12, 2021

The Registry Department is looking for candidates for the temporary position Coordinator (for replacement of main employee till the end of her maternity leave). We need a person with strong MS Access knowledge and working experience in the system of the registration of students at HEI.

 

Job Purpose Summary: Perform a student records administration and data system development using special software to provide quality services focused on students’ needs.

 

 Minimum Qualifications:

Higher education; at least 3 years of experience in Registrar field; knowledge of credit educational technologies; fluent English; computer skills – MS-Word, Excel, Access; staff managerial skills; client-oriented, strong communication and organizational skills, attention to details, responsibility.

 

Preferred Qualifications:

 Knowledge of the Kazakh language, experience in managing databases;

A degree/training in MIS, IT programming, Information Science, or Mathematics.

Knowledge of KIMEP policies and procedures.

 

Key Responsibilities and Duties:

Prepare the database for on-line Registration for students and for faculty, inputting the information about courses, schedule, prerequisites, enter KIMEP Catalog changes into database;

Track and input information into the database on students, instructors and course registration, schedule changes during the registration period. Processing students’ forms for registration;

Collect information from faculty members and Schedule Final Examinations

Prepare personal Schedule for the students and instructors, input information on classes. Prerequisites, halls, limits, number of sections offered, etc.

Check schedule in accordance with the KIMEP Schedule rules;

Analyze the registration results and make recommendations for improvements of registration process, for future course planning and using of available equipment, rooms;

Check data on students registration, prerequisites, retakes, prices per course, time conflicts between classes, tutorials, etc.;

Prepare database for late registration period;

Prepare registration booklets (fall, spring, summer and intensive semesters);

Check students’ debts for each installment and charge the Late Payment Fees. Verify all information on students’ payment on late registration fee, exceptional cases, waivers for late fee, etc.;

Track and verify “Tuition to Pay” information for tuition refunds;

Maintain constant liaison with Accounting Office on students’ registration, tuition payment and debts;

Import the data from the Recruitment & Admission office about students admitted. Enter data to necessary tables in Registrar Database;

Create in collaboration with Computer Center different online requests related to students’ registration, advising, and academic policies and rules;

Monitor and control of proper work of Hall reservation system to avoid time clashes.

Monitor and control of proper work of all online processes regarding student's services

Advice students on any arising problems;

Perform other duties as might be assigned by the Registrar.

 

Deadline for applications submission: May 11, 2021 inclusive (till 23:59 pm Almaty time).

All interested applicants should apply via HR Portal online application system by the following link: https://hr.kimep.kz/en-US/Home/Vacancy/317

and  please fill the salary expectations field.

 

If you have questions on this vacant position then address them to HR Officer only via recruitment@kimep.kz email address (Please indicate position title "Graduation and Retention Senior Specialist" in the subject of the email.

 

**************************************************************************************************************************

    Отдел регистрации объявляет о временной вакансии  Координатора ( на период отпуска по уходу за ребенком основного сотрудника).  Нам нужен сотрудник с сильными навыками MS. Access и опытом работы в системе регистрации студентов ВУЗа.

Краткое описание: Администрирование студенческих ведомостей и развитие системы данных с использованием специального ПО для обеспечения предоставления качественных услуг, соответствующих потребностям студентов.

 

Минимальные квалификационные требования: Высшее образование, не менее трех лет опыта работы в области вузовской систему регистрации, знание кредитной технологии образования свободное владение английским языком; навыки пользователя ПК – MS-Word, Excel, Access; навыки управления и лидерства персонала, ориентированность на нужды клиента, отличные организационные и коммуникационные навыки, внимательность к деталям, ответственность.

Предпочтительные квалификационные требования:

Владение казахским языком, опыт в управлении базами данных;

Образование в области управления информационными системами, Ит, информатики, программирования или математики.

Знание внутренних правил и положений вуза.

 

Основные должностные обязанности:

Подготовка базы данных для он-лайн регистрации для студентов и ППС, введение в базу данных информации о предметах, расписании, пререквизитах, внесение в базу данных изменений в Каталоге вуза;

Отслеживание и ввод в базу данных информации о студентах, преподавателях, регистрации на предметы, и изменениях в расписании в период регистрации. Обработка студенческих форм по регистрации;

Сбор информации от преподавателей касательно финальных экзаменов и составление расписания финальных экзаменов.

Подготовка персонального расписания для студентов и преподавателей, вод информации о пре реквизитах, предметах, аудиториях, ограничениях, числе предлагаемых групп, и тд.;

Анализ результатов регистрации и внесение рекомендаций по совершенствованию процессов регистрации, планирования предметов в будущем и использованию имеющегося оборудования и помещений;

Проверка соответствия расписания внутренним правилам вуза;

Проверка данных по регистрации студентов, пре реквизитам, повторным прохождениям предмета, ценам на предметы, конфликтам времени между предметами, семинарам, и тд:;

Подготовка базы данных для периода поздней регистрации;

Подготовка регистрационных буклетов (на осенний, весенний, летние и интенсивный семестры);

Проверка задолженности студентов по оплате и начисление штрафов за позднюю оплату. Верификация всей информации по оплате студентами штрафа за позднюю регистрацию, по исключительным случаям, по отмене штрафов, и тд.;

Отслеживание и верификация информации по оплате за обучение и по возвратам оплаты за обучение;

Поддержание постоянных контактов с бухгалтерией по вопросам регистрации студентов, оплаты за обучение и задолженностей;

Получение данных от отдела по набору и приему студентов по принятым студентам. Ввод данных в соответствующие таблицы базы данных регистрации;

Создание в сотрудничестве с Компьютерным центром различных онлайн-запросов, касающихся регистрации, консультирования и академических политик и правил;

Разработка и контроль системы бронирования залов, проверка конфликтов по резервированию

Консультирование студентов по возникающим у них вопросам;

Обработка различных вопросов от студентов и академического персонала;

Выполнение иных обязанностей по поручению директора отдела регистрации.

 

Отклики принимаются через HR портал по следующей ссылке до 11 мая 2021 года включительно (23:59 по времени Алматы)

 https://hr.kimep.kz/en-US/Home/Vacancy/317

 

Пожалуйста заполните поле по ожиданиям заработной платы в форме отклика.

По всем вопросам по данной вакансии, просим обращаться по электронной почте:recruitment@kimep.kz