Executive Assistant to the President / Исполнительный ассистент президента
-
Department
-
Office of the President
-
Job Type
-
Administrative
-
Applicant Type
-
Citizens of Kazakhstan
-
Type of Position
-
Full-Time
-
Closing Date
-
Aug 12, 2022
Office of the President is looking for applicants to the following vacant position:
Title: Executive Assistant to the President
Division: Office of the President
Position reports to: President of KIMEP University ( in his absence-Provost) and the Senior Executive Assistant to the President
Key responsibilities and duties:
- Under guidance of the Senior Executive Assistant, provide full support to the President; this may include, but is not limited to:
- Organizing meetings and events at the request of the President
- Providing full logistic support for guests of the President
- Following up on assignments given by the President to the Vice Presidents and other members of the University administration, and providing the President with progress updates
- Briefing the President on key projects, activities, and issues
- Leading, supervising and guiding, as appropriate, projects initiated by the President
- At the request of the President or the Provost and General Deputy to the President, represent the Office of the President to the external community
- In the absence of the Senior Executive Assistant manage the day-to-day activities and administrative issues of the Office of the President
- Manage the maintenance of records of the Office of the President
- Supervise, train and develop the skills of Student Assistants in the Office of the President
- In the absence of a Communications Officer:
- Serve as the President’s Cabinet (PC) Secretary: Organize PC meetings at the request of the President and/or other PC members; collect background information on the proposed agenda items and brief the President; create meeting agenda; take meeting minutes; ensure that the minutes are signed by all members; and maintain the files containing the minutes
- Under the guidance of the Communications Officer write official correspondence for the President
- Ensure that the information on the President is correct and up-to-date on the KIMEP website and in other materials
- Carry out other projects and assignments at the request of the President or the Provost and General Deputy to the President
- Prepare and maintain regular financials reports on the Office of the President’s expenditures and work closely with the Accounting and Finance Department.
Minimum qualifications:
- Bachelor’s degree from a recognized and accredited university
- Proficiency in English and Russian languages
- 2+ years relevant work experience
- Experience with project management and event coordination
- Work experience in Central Asia or the CIS region
- Work experience in a diverse, international environment
- Excellent written and verbal communication skills
- Ability to work in a fast-paced environment, multitask, and manage short-term and long-term projects and assignments
- Attention to detail
- Problem-solving, critical thinking and analytical reasoning skills
- Proficiency in Microsoft Office
Preferred qualifications:
- Work experience in a higher education institution
- Work experience in the office of a President, CEO or other executive officer
- Fluency in Kazakh language
- Supervisory experience
Deadline for submission of applications/resumes is August 12, 2022 inclusive or open until filled
- via our HR Portal (click "Apply" button above)
Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.
Please take into account:
As the employer, KIMEP University will request for a valid vaccination passport from all final candidates from Covid-19 to any position or agreement to make vaccination from Covid-19 till the starting date of employment.
In case a candidate has any medical documented reason and can not make vaccination he/she has to provide the medical document: the VKK conclusion per his/her employment at the University.
If a final candidate can not provide a vaccination passport or the medical document VKK conclusion then he/she can not be employed at the University
*******************
Офис Президента объявляет о следующей вакансии:
Должность: Исполнительный ассистент президента
Подразделение: Офис президента
Непосредственный руководитель: Президент Университета КИМЭП ( в его отсуствие- Первый Проректор) и старший исполнительный ассистент президента
Основные служебные обязанности:
- Под руководством старшего исполнительного ассистента оказывать полную поддержку президенту, которая может включать, но не ограничиваться следующим:
- Организация встреч и мероприятий по просьбе президента;
- Предоставление всеобъемлющего логистического содействия всем гостям президента;
- Отслеживание поручений, данных президентом проректорам и другим представителям администрации президента, и предоставление президенту информации о ходе работ;
- Осведомление президента о ключевых проектах, мероприятиях и вопросах;
- Руководство, надзор и регулирование, в зависимости от обстоятельств, проектами, инициированными президентом.
- По просьбе президента или первого проректора, представлять офис президента перед внешним сообществом;
- Руководить повседневной деятельностью и административными вопросами офиса президента в отсутствие старшего исполнительного ассистента;
- Вести документацию офиса президента;
- Руководить, обучать и развивать навыки студентов-ассистентов офиса президента;
- В отсутствие специалиста по коммуникациям:
- Выполнять функции секретаря президентского кабинета (ПК): организовывать заседания ПК по запросу президента и / или других членов ПК; собрать справочную информацию по предложенным вопросам повестки дня и проинформировать Президента; составить повестку встречи; вести протокол собрания; гарантировать, что протоколы подписаны всеми участниками; и поддерживать файлы, содержащие протоколы
- Готовить официальную переписку президента под руководством специалиста по коммуникациям;
- Убедиться, что информация о президенте на веб-сайте Университета КИМЭП и в других материалах является правильной и актуальной.
- Выполнять другие проекты и задания по просьбе президента или первого проректора;
- Готовить и вести регулярные финансовые отчеты по расходам офиса президента и тесно сотрудничать с отделом бухгалтерского учета и финансов.
Минимальные навыки:
- Степень бакалавра от признанного и аккредитованного университета;
- Владение английским и русским языками;
- Более двух лет соответствующего опыта работы;
- Опыт в управлении проекторами и координации мероприятий;
- Опыт работы в странах Центральной Азии или СНГ;
- Опыт работы в разноплановой международной среде;
- Превосходные навыки письменных и устных коммуникаций;
- Способность работать в быстро меняющейся среде, работать в многозадачном режиме и управлять краткосрочными и долгосрочными проектами и заданиями;
- Внимание к деталям;
- Навыки решения проблем, критического мышления и аналитических рассуждений;
- Владение Microsoft Office
Предпочтительные навыки:
- Опыт работы в высшем образовательном учреждении;
- Опыт работы в офисе президента, генерального директора или другого исполнительного директора;
- Свободное владение казахским языком;
- Опыт работы на руководящей должности
Отклики принимаются до 12 августа 2022 года включительно или до найма сотрудников
-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху). Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.
Просим учесть следующее:
Университет КИМЭП в качестве работодателя будет требовать от финального кандидата действующий паспорт вакцинации от коронавируса, либо согласие на вакцинацию до трудоустройства на вакантную позицию.
В случае если финальный кандидат не может пройти вакцинацию по медицинской причине, он должен предоставить заключение ВКК документ подтверждающий данный факт.
В случае отказа предоставить паспорт вакцинации от коронавируса, либо подтверждающий документ заключения ВКК, кандидат не может быть трудоустроен в наш Университет.