Executive Assistant, Office of the President / Исполнительный ассистент, Офис президента

---

Department

Office of the President

Job Type

Administrative

Applicant Type

Citizens of Kazakhstan

Type of Position

Full-Time

Closing Date

Aug 24, 2023

---

Office of the President is looking for applicants to the following vacant position:

 

Title: Executive Assistant

Division: Office of the President                               

Position reports to: President of KIMEP University (in his absence-Provost) and the Senior Executive Assistant to the President

 

Key responsibilities and duties:

• Under guidance of the Senior Executive Assistant, provide full support to the President; this may include, but is not limited to:
• Organizing meetings and events at the request of the President
• Providing full logistic support for guests of the President
• Following up on assignments given by the President to the Vice Presidents and other members of the University administration, and providing the President with progress updates
• Briefing the President on key projects, activities, and issues
• Leading, supervising and guiding, as appropriate, projects initiated by the President
• At the request of the President or the Provost and General Deputy to the President, represent the Office of the President to the external community
• In the absence of the Senior Executive Assistant manage the day-to-day activities and administrative issues of the Office of the President
• Manage the maintenance of records of the Office of the President
• Supervise, train and develop the skills of Student Assistants in the Office of the President
• In the absence of a Communications Officer:
• Serve as the President’s Cabinet (PC) Secretary: Organize PC meetings at the request of the President and/or other PC members; collect background information on the proposed agenda items and brief the President; create meeting agenda; take meeting minutes; ensure that the minutes are signed by all members; and maintain the files containing the minutes
• Under the guidance of the Communications Officer write official correspondence for the President
• Ensure that the information on the President is correct and up-to-date on the KIMEP website and in other materials
• Carry out other projects and assignments at the request of the President or the Provost and General Deputy to the President
• Prepare and maintain regular financials reports on the Office of the President’s expenditures and work closely with the Accounting and Finance Department.

 

Minimum qualifications:

• Bachelor’s degree from a recognized and accredited university
• Proficiency in English and Russian languages
• 2+ years relevant work experience
• Experience with project management and event coordination
• Work experience in Central Asia or the CIS region
• Work experience in a diverse, international environment
• Excellent written and verbal communication skills
• Ability to work in a fast-paced environment, multitask, and manage short-term and long-term projects and assignments
• Attention to detail
• Problem-solving, critical thinking and analytical reasoning skills
• Proficiency in Microsoft Office

Preferred qualifications:

• Work experience in a higher education institution
• Work experience in the office of a President, CEO or other executive officer
• Fluency in Kazakh language
• Supervisory experience

 

Deadline for submission of applications/resumes is open until filled

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.

 

 

*******************

Офис Президента объявляет о следующей вакансии:

 

Должность: Исполнительный ассистент 

Подразделение: Офис президента                           

Непосредственный руководитель: Президент Университета КИМЭП ( в его отсуствие- Первый Проректор)  и старший исполнительный ассистент президента

 

Основные служебные обязанности:

• Под руководством старшего исполнительного ассистента оказывать полную поддержку президенту, которая может включать, но не ограничиваться следующим:
• Организация встреч и мероприятий по просьбе президента;
• Предоставление всеобъемлющего логистического содействия всем гостям президента;
• Отслеживание поручений, данных президентом проректорам и другим представителям администрации президента, и предоставление президенту информации о ходе работ;
• Осведомление президента о ключевых проектах, мероприятиях и вопросах;
• Руководство, надзор и регулирование, в зависимости от обстоятельств, проектами, инициированными президентом.
• По просьбе президента или первого проректора, представлять офис президента перед внешним сообществом;
• Руководить повседневной деятельностью и административными вопросами офиса президента в отсутствие старшего исполнительного ассистента;
• Вести документацию офиса президента;
• Руководить, обучать и развивать навыки студентов-ассистентов офиса президента;
• В отсутствие специалиста по коммуникациям:
• Выполнять функции секретаря президентского кабинета (ПК): организовывать заседания ПК по запросу президента и / или других членов ПК; собрать справочную информацию по предложенным вопросам повестки дня и проинформировать Президента; составить повестку встречи; вести протокол собрания; гарантировать, что протоколы подписаны всеми участниками; и поддерживать файлы, содержащие протоколы
• Готовить официальную переписку президента под руководством специалиста по коммуникациям;
• Убедиться, что информация о президенте на веб-сайте Университета КИМЭП и в других материалах является правильной и актуальной. 
• Выполнять другие проекты и задания по просьбе президента или первого проректора;
• Готовить и вести регулярные финансовые отчеты по расходам офиса президента и тесно сотрудничать с отделом бухгалтерского учета и финансов.

 

Минимальные навыки:

• Степень бакалавра от признанного и аккредитованного университета;
• Владение английским и русским языками;
• Более двух лет соответствующего опыта работы;
• Опыт в управлении проекторами и координации мероприятий;
• Опыт работы в странах Центральной Азии или СНГ;
• Опыт работы в разноплановой международной среде;
• Превосходные навыки письменных и устных коммуникаций;
• Способность работать в быстро меняющейся среде, работать в многозадачном режиме и управлять краткосрочными и долгосрочными проектами и заданиями;
• Внимание к деталям;
• Навыки решения проблем, критического мышления и аналитических рассуждений;
• Владение Microsoft Office

Предпочтительные навыки:

• Опыт работы в высшем образовательном учреждении;
• Опыт работы в офисе президента, генерального директора или другого исполнительного директора;
• Свободное владение казахским языком;
• Опыт работы на руководящей должности

 

Отклики принимаются до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху).

Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.