Executive Assistant (EEC) / Исполнительный Асcистент (ОЦУК)

Department

Executive Education Center

Job Type

Administrative

Applicant Type

Citizens of Kazakhstan

Type of Position

Full-Time

Closing Date

Sep 20, 2024

KIMEP Executive Education Center is looking for applicants for the following position:

Job Title: Executive Assistant

Division: Bang College of Business

Department: Executive Education Center (EEC)

Position reports to: Director Director EEC

Job Purpose Summary:

Providing high-quality logistic and technical support service for training programs of Executive Education Center (EEC)

Key Responsibilities and Duties:

• Arrangement and book keeping of catering services for students studying at EEC
• Arrangement of logistic services for EEC’s teachers in Astana and in other cities of Kazakhstan
• Collection, book keeping and preparation of accounting documents on catering/logistic services and hotel stay for submission to KIMEP accounting department;
• Preparation and book keeping of other accounting documents) class room rental, open day seminars, recruitment business trips) for KIMEP accounting department;
• Registration of students, control over conduct of seminars/modules
• Control over the payments t service providers, teachers’ remuneration, class room rental, etc.
• Assistance in the organization of seminars/modules of EEC (IT support arrangement, work with cleaning staff, printing house etc.);
• Copying/scanning and storing the documentation of EEC;
• Delivery and distribution of letters and other documents;
• Execution of letters, applications, orders, requests;
• Management of internal business processes (registers, journals) at EEC;
• Weekly collection of accounting/book keeping documents from suppliers/service providers (invoices etc.)
• Arrangement of printing of educational materials/handouts and other documents;
• Execution of other orders of the Director of EEC when necessary;

Minimum Qualifications:

• Excellent communication skills (oral/written);
• Strong interpersonal and organizational skills;
• Diligence and accuracy;
• Strong personal values, including loyalty, decency, honesty;
• Knowledge of Microsoft Excel, Power Point and Word;
• Higher education
• Command English, Kazakh

Preferred Qualifications:

• Basic knowledge of accounting and/or finance
• Master's degree

Deadline for submission of applications/resumes is September 20, 2024 inclusive or open until filled

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.

Образовательный Центр для управленческих кадров (ОЦУК) объявляет о вакансии:

Должность: Исполнительный Асcистент

Департамент: Факультет Бизнеса Бэнга

Отдел: Образовательный Центр для Управленческих Кадров (ОЦУК)

Непосредственный руководитель: Директор/Зам. Директор ОЦУК

Цель учреждения данной позиции:

Обеспечение качественных услуг сервиса и логистики для поддержки обучающих программ Образовательного Центра для Управленческих Кадров

Основные служебные обязанности:

• Подготовка и организация услуг кейтеринга для студентов обучающихся в ОЦУК
• Организация услуг логистики для преподавателей в Астане и других городах Казахстана
• Сбор, учет и подготовка необходимых первичных бухгалтерских документов касающихся услуг кейтеринга и проживания в гостиницах преподавателей для предоставления в бухгалтерию КИМЭП
• Подготовка и предоставление других бухгалтерских документов для оплаты услуг ОЦУК в бухгалтерию КИМЭП
• Регистрация студентов, контроль за проведением занятий для студентов
• Контроль за проведением оплаты поставщикам услуг кейтеринга, зарплаты преподавателей, аренды классов и др.
• Помошь в организации семинаров/модулей ОЦУК (обеспечение IT, техничики, комендант, типография)
• Копирование/сканирование и хранение документации ОЦУК;
• Доставка и разнос писем и документации;
• Оформление писем, заявок, приказов, запросов
• Ведение документооборота (реестры, журналы) в ОЦУК
• Еженедельный прием документов от поставщиков (счета, АВР)
• Распечатка и копирование учебных материалов и другой документации;
• Выполнение других поручений Директора когда необходимо.

Минимальные навыки:

• Отличные коммуникативные навыки (устные/письменные);
• Сильные межличностные и организационные навыки;
• Трудолюбие и аккуратность
• Сильные личные ценности, включая лояльность, порядочность, честность;
• Знания Microsoft Excel, PowerPoint и Word;
• Высшее образование
• Знание базового английского языка и разговорного казахского языка

Предпочтительные навыки:

• Базовае знания в области бухгалтерии и/или финансов
• Степень Магистра

Отклики принимаются до 20 сентября 2024г включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху). Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.