Assistant / Ассистент

---

Department

Office of Provost and General Deputy to the President

Job Type

Administrative

Applicant Type

Citizens of Kazakhstan

Type of Position

Full-Time

Closing Date

Dec 07, 2023

---

KIMEP is looking for applicants to the following position: 

 

Job Title: Assistant 

Division: President

Department: Office of the Provost and General Deputy to the President 

Position reports to: Provost and General Deputy to the President 

 

Job Purpose Summary: Assist Executive Assistant of PGDP, Tender Committee (TC) secretary, secretary for the Acceptance Committee. Effectively communicate with KIMEP offices, multi-level administrators, faculty, and students. Be responsible for both TC and KIMEP University stamps. 

Key Responsibilities and Duties:

• To substitute clerical coordinator while she delivers mails.
• To fulfill responsibilities of  a Tender Secretary, including arrangements of the TC meetings, drafting minutes, obtaining Tender applicants’ documents, providing administrative support to TC activities. 
• To fulfill responsibilities of Acceptance Committee Secretary including making arrangements for meetings, drafting minutes, providing administrative support for the Acceptance Committee
• To handle all e-mail messages and telephone correspondences related to tender inquiries.
• To be responsible for the tender stamp
• To meet tender applicants and provide them with the necessary information.
• To arrange tender announcements in all available resources, including newspapers, KIMEP’s website, and other available websites   
• To deal with confidential materials and file them in the most proper way.
• To translate documents assigned by the Project Manager. 
• Undertake general administrative duties, including answering the phone, making appointments for the Provost and General Deputy to the President, photocopies, data input, scanning, and text processing as required. 
• Create and maintain all work files of the Office in the most through way.
• Fulfill other tasks assigned by the Provost and GDP

Minimum Qualifications: Diploma, at least one year of administrative or management experience; positive, cordial, diplomatic attitude; client-oriented, good communication skills, accurate, flexible, team worker, minimum intermediate English speaking  abilities and fluent Russian, Kazakh language abilities; excellent typing skills; good computer kills (Office, Internet).

 

Deadline for submission of applications/resumes is December 7, 2023 or open until filled.

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly. 

 

*****************

КИМЭП объявляет о следующей вакансии:

 

Должность:  Ассистент

Департамент: Офис Президента

Отдел: Офис Первого Проректора

Непосредственный руководитель: Первый Проректор

 

Цель учреждения данной позиции: Содействовать Исполнительному Ассистенту Первого Проректора, выступать в качестве секретаря тендерного комитета (TК) а также выполнять обязанности секретаря приемочной комиссии. Эффективно общаться с другими офисами внутри КИМЭПа, многоуровневыми администраторами, преподавателями и студентами. Нести ответственность за печати университета КИМЭП и Тендерного Комитета.

Основные служебные обязанности: 

• Заменять канцелярского координатора, пока она доставляет почту;
• Выполнять обязанности Секретаря Тендерного Комитета, включая организацию заседаний ТК, составление протоколов, обработка документов полученных от участников, оказание административной поддержки деятельности ТК;
• Выполнять обязанности секретаря приемочной комиссии, что включает в себя организация встреч, протоколирование встреч, предоставление административной помощи для приемочной комиссии; 
• Обрабатывать все сообщения электронной почты и телефонные корреспонденции, связанные с тендерными запросами;
• Ответственность за печать Тендерного Комитета
• Встречать участников тендера и предоставление им запрашиваемой информации;
• Организовать объявление тендеров во всех ресурсах, включая газеты, сайт КИМЭПа, другие доступные сайты 
• Работа с конфиденциальными материалами и сохранять их самым правильным образом;
• Переводить документов, порученных от Менеджера по проектам;
• При необходимости выполнять общие административные функции, включая организация встреч для первого проректора, фотокопии, ввод данных, сканирование и обработку текста;
• Создавать и поддерживать всю рабочую обстановку в офисе;
• Выполнять другие задачи, порученные Первым Проректором

 

Минимальные навыки: 

Степень бакалавра, по крайней мере, один год административного либо управленческого опыта; позитивное, сердечное, дипломатическое отношение; ориентированные на клиента, хорошие коммуникативные навыки, аккуратный, гибкий, командный работник, как минимум средний уровень владения английским языком, способности и владение русским и казахским языками; отличные навыки набора текста; хорошие компьютерные навыки (офис, Интернет).

 

Отклики принимаются до 7 декабря 2023 года включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху).

Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.