Coordinator (Graduation and Retention) (temporary position) / Старший специалист по выпуску и удержанию студентов (временная должность)

---

Department

Registry Department

Job Type

Administrative

Applicant Type

Citizens of Kazakhstan

Type of Position

Full-Time

Closing Date

Dec 12, 2024

---

KIMEP, Registry Department is looking for applicants to the following temporary position:

 

Job Title:                               Coordinator (Graduation and Retention)

Department:                         Academic affairs

Section/Unit                         Registrar’s Office

Position reports to:              The Registrar

 

Job Purpose Summary:

Perform a wide variety of database administration and development programs using SQL and MS ACCESS to prepare different reports, spreadsheets and database for the Transfer courses process etc.

Administrative position that includes individual and teamwork assignments.

Organizational and communication skills are extremely important.

Interaction with most of KIMEP offices, many levels of administrators, faculty and students.

 

Key Responsibilities and Duties:

• Using automated and manual processes audit potential graduates’ records against program completion requirements to produce Graduation Projections;
• Review students’ academic records and assist with in-time graduation;
• work with potential graduates, informing them via email and phone about graduation news, their actions for successful graduation;
• monitor intent graduation checklist;
• Work with faculty, staff and advising centers in developing creative, proactive solutions to graduation-related problems;
• Maintain and systemizing database files of potential graduates for each term;
• develop new on-line tools; revising already existing tools, such as checklist, graduation request, transfer forms and etc.;
• Work with student checklists; getting approval for graduation from Colleges, Academic Council;
• Check and monitor preparation of Diplomas, spelling names and degree awarded and publishing diplomas;
• Print out of Transcripts and Diploma Supplements for graduates;
• upon inquiry of previous years graduates preparation of Duplicate Diplomas both KIMEP (2 types) and State;
• Process transfer of courses: internal, incoming and exchange;
• work with Inactive; informing inactive students about their situation;
• work with students with time limit expiration, incomplete grades, informing students with regard of their academic performance;
• prepare internal and external orders connected with retention and graduation;
• design queries for students’ statistics and preparation of relevant statistical reports
• Participate in graduation ceremony preparation (list of participants, lining, e-visit cards);
• advise students on any problems arising;
• maintain files and records;
• maintain confidentiality of information;
• work with faculties and staff, providing information upon their requests;
• perform other duties as might be directed by the Registrar;

 

Recently added Responsibilities and Duties:

• issuance and distribution the Majors/Minors Certificates for graduating cohorts;
• maintain and manage an online diploma distribution booking system;
• maintain and manage the online checklist approval workflow system for graduating students;

 

Additional Responsibilities and Duties to be added:

• maintain and update student records, including registration, enrollment, grades and transcripts;
• verify and process requests for academic records, including transcripts, certificates, diploma supplements and diplomas;
• conduct degree audits to determine students’ eligibility for graduation
• coordinate graduation ceremonies, including verifying degree requirements and issuing national types of diplomas;
• maintain accurate and up-to-date student data in the university’s information system;
• create in collaboration with Computer Center different online links related to students’ registration, advising, graduation and academic policies and rules;
• Maintain and update office databases and software system;
• In collaboration with an IT team troubleshoot technical issues related to registration, graduation, student records etc.

 

Deadline for submission of applications/resumes is December 12, 2024 inclusive or open until filled

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.

 

************************************

 

Отдел регистрации в поисках соискателей на следующую временную вакансию:

 

Наименование должности:                          Старший специалист по выпуску и удержанию студентов

Отдел:                                                             Отдел регистрации

Подразделение:                                             По учебной работе

Непосредственный руководитель:              Руководитель отдела регистрации

 

Краткое описание должности:

Выполнение широкого спектра обязанностей по управлению базами данных и программами развития с использованием SQL и MS ACCESS для подготовки различных отчетов, таблиц и баз данных для процессе перевода предметов и т.д. Административная должность, включающая индивидуальную и командную работу. Организационные и коммуникационные навыки представляют чрезвычайную важность. Взаимодействие с большинством подразделений вуза, с администраторами всех уровней, с преподавателями и студентами.

 

Основные должностные обязанности:

• Использование автоматизированных и ручных процессов учета данных потенциальных выпускников по выполнению требований к завершению учебной программы для подготовки Прогноза выпуска;
• Проверить академические записи студентов и обеспечить своевременный выпуск;
• работа с потенциальными выпускниками, информировать их по электронной почте и телефону о новостях про выпуск, и дальнейих действиях для успешного окончания обучения;
• Работа с преподавателям, с неакадемическим персоналом и с консультационными центрами для выработки творческих, упреждающих решений по проблемам, связанным с выпуском студентов;
• Ведение и систематизация документов потенциальных выпускников на каждый семестр в базе данных;
• Работа с ведомостями и проверочными листами обучающихся; получение одобрения на выпуск от Факультетов и Ученого Совета;
• Разработка новых веб-ресурсов; работа с ведомостями и запросами на выпуск;
• Отслеживание проверочных листов предполагаемых выпускников;
• Проверка и отслеживание подготовки дипломов, правильного написания имен и присуждаемых степеней, а также печать дипломов;
• Печать транскриптов и Приложений к Диплому для выпускников;
• По запросу выпускников предыдущих лет подготовка Дубликатов Дипломов как международного так и государственного образца;
• Отслеживание и обновление академического статуса обучающихся, информирование обучающихся о их академической успеваемости, определение студентов группы риска и информирование их об этом;
• Подготовка внутренних и внешних приказов связанных с удержанием и выпуском студентов;
• Перевод кредитов: внутренних и внешних (программы обмена, летние школы и тд.);
• Подготовка журналов статистики по студентам и подготовка соответствующих статистических отчетов;
• Участие в подготовке церемонии выпуска;
• Консультирование студентов по возникающим у них вопросам;
• Хранение и ведение личных дел студентов;
• Подготовка транскриптов студентов;
• Выполнение прочих обязанностей по поручению руководителя отдела регистрации.

 

Недавно добавленные должностные обязанности:

• выпуск и выдача Сертификатов о Специализации выпускникам;
• поддержка и управление онлайн-системой по бронированию времени для выдачи дипломов;
• поддержка и управление онлайн-системой по подписанию чеклистов выпускников;

 

Дополнительные должностные обязанности, которые будут добавлены:

• поддержка и обновление записей студентов, включая регистрацию, зачисление, оценки и транскрипты;
• проверка и обработка запросов на академические записи, включая транскрипты, сертификаты, приложения к диплому и дипломы;
• проводить аудит для определения пригодности студентов к выпуску;
• координировать церемонию выпуска студентов, включая проверку требований по выпуску и выпуск дипломов национального образца;
• поддерживать точные и актуальные данные о студентах в базе данных университета;
• создавать совместно с CISC департаментом различные онлайн-ссылки, связанные с регистрацией студентов, консультированием, выпуском и академическими правилами и политикой;
• поддержка и обновление баз данных и онлайн системы;
• совместно с командой ИТ устранять технические проблемы, связанные с онлайн системой по регистрации, подтверждению выпуска, записям студентов и др.

 

Отклики принимаются до 12 декабря 2024 года включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху).

Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.