Coordinator / Координатор

---

Department

International Office

Job Type

Administrative

Applicant Type

Citizens of Kazakhstan

Type of Position

Full-Time

Closing Date

Dec 11, 2024

---

KIMEP, International Office is looking for applicants for the following position: 

Job Title: Coordinator

Division: Student Affairs

Department: International Office

Position reports to: Director

Job Purpose Summary: Coordinate the work related to (1) international partnership with HEIs abroad for academic mobility of students and staff members (short-term study abroad and exchange programs, dual degree, joint research and teaching experience, internship, training, research), (2)  organization and conducting International Office’s social and cultural events for regular international and outgoing students, as well as mobility alumni, (3) promotion of International Office’s activity and dissemination materials, (4) coordination of outgoing/ incoming mobility programs.

Key Responsibilities and Duties:

• Maintain, review and enhance the International Office's databases, archive, and files
• Maintain, review and enhance International Office’s guides, handbooks, other informational materials and information on the webpage
• Oversee and update exchange program information provided by partner universities and KIMEP departments to ensure effective consultation for both inbound and outbound target groups
• Support the preparation and submission of reports upon request
• Assist the director in negotiate with international HEIs on academic mobility and internship
• Assist Colleges and units in searching for international partners on academic mobility
• Help organizing meetings with international delegations from partner and prospective HEIs at KIMEP
• Provide support for social events organized by KIMEP units on campus
• Maintain contacts with embassies/consulates for different cultural and social events at KIMEP University
• Perform other related duties assigned by the supervisor

Outgoing mobility

• Announce calls on exchange programs for interested students/staff and provide instructions about the study abroad process, pre-departure requirements, concurrent enrollment, and financial aid
• Verify submitted documents (for example certificates)
• Oversee and ensure the accuracy of the selection process for exchange students and administrative staff using the designated software program
• Coordinate the selection process for faculty members in collaboration with the Selection Committee
• Coordination of summer schools and dual-degree programs
• Deliver informational, orientation and pre-departure orientation sessions
• Organize exchange alumni clubs
• Provide emergency support to students/staff during mobility program
• Provide support on course transfer procedure.

Incoming mobility

• Announce calls on exchange program at KIMEP for partner universities and provide instructions about the study process at KIMEP, pre-arrival and after-arrival requirements, enrollment
• Provide instructions, guidance, and support to incoming exchange students on the admissions process, visa requirements, accommodation, cultural adjustment, and other university procedures
• Work with Admissions Office to facilitate student admissions to KIMEP and documentation necessary to apply for their student visas
• Work with Housing department to help with housing, if desired, for students and staff
• Provide inbound exchange student orientation
• Provide general advising and assistance to students/staff throughout the exchange period
• Coordinate events to support the adaptation of inbound students, including but not limited to the welcome party, culture day, and farewell party
• Forward transcripts of exchange students to the partner coordinators.

Minimum Qualifications:

Bachelor degree

Ability to work effectively with staff, faculty members and students

High level of accuracy and attention to detail

Ability to write business correspondence in English and Russian

High levels of efficiency and an ability to work under pressure and within tight deadlines

Understanding of the importance of communication and feedback

Preferred Qualifications: Master’s degree, Kazakh language proficiency, familiarity with Western educational systems, work experience in higher educational institutions, working experience in multinational environment.

 

Deadline for submission of applications/resumes is December 11, 2024 inclusive or open until filled

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.

 

****************

 

Международный отдел КИМЭП объявляет о следующей вакансии:

Должность: Координатор

Департамент: Подразделение по студенческим вопросам

Отдел: Международный отдел

Непосредственный руководитель: Директор

Цель учреждения данной позиции:

Координация работы, связанной с (1) международным партнерством с ВУЗами за рубежом для академической мобильности студентов и сотрудников (краткосрочное обучение за рубежом и программы обмена, программы двойного диплома, совместные исследования и преподавание, стажировка, обучение, исследование), (2) организация и проведение социальных и культурных мероприятий международного отдела для иностранных студентов, поступивших на программы КИМЭП и выезжающих студентов, а также выпускников программы обмена, (3) продвижение деятельности международного отдела и распространение материалов, (4) координация программ входящей/исходящей мобильности.

Основные служебные обязанности:

• Обеспечение поддержки, проверки и актуализации базы данных, архива и файлов международного отдела
• Обеспечение актуальности и точности информации в информационных руководствах, брошюрах и других материалах, включая содержание веб-страницы международного отдела
• Обеспечение контроля и обновления информации о программах обмена, предоставляемой университетами-партнерами и кафедрами КИМЭП, для эффективного консультирования как входящих, так и исходящих целевых групп
• Помощь при подготовке и подаче отчетов по запросу
• Помощь директору в проведении переговоров с международными ВУЗами по вопросам академической мобильности и стажировок
• Помощь в установлении отношений с зарубежными университетами/институтами от имени КИМЭП
• Помощь в организации встреч с международными делегациями из партнерских и потенциальных партнерских ВУЗов в КИМЭП
• Оказание поддержки в организации общественных мероприятий, проводимых подразделениями КИМЭП на территории кампуса
• Поддержка контактов с посольствами/консульствами для проведения различных культурных и социальных мероприятий в университете КИМЭП
• Выполнение других соответствующих обязанностей, порученных руководителем

Исходящая мобильность:

• Объявление набора на программы обмена для заинтересованных студентов/сотрудников и предоставление инструкций о процессе обучения за рубежом, требованиях перед отъездом, одновременном зачислении и финансовой помощи
• Проверка представленных документов (например, сертификаты)
• Контроль и обеспечение точности процесса отбора студентов и административного персонала для программ обмена с использованием специализированного программного обеспечения
• Координация процесса отбора преподавателей в сотрудничестве с отборочной комиссией
• Координация летних школ и программ двойного диплома
• Проведение информационных, ознакомительных и предотъездных ознакомительных сессий
• Организация клубов выпускников по обмену
• Оказание экстренной поддержки студентам/персоналу во время программы мобильности
• Оказание поддержки по процедуре перевода курсов.

Входящая мобильность:

• Объявление набора на программу обмена в КИМЭП для университетов-партнеров и предоставление инструкции по процессу обучения в КИМЭП, требованиям до и после прибытия, а также по зачислению
• Предоставление инструкций, руководства и поддержки прибывающим студентам по обмену по вопросам процесса зачисления, визовых требований, размещения, культурной адаптации и других университетских процедур
• Работа с приемной комиссией по содействию в приеме студентов в КИМЭП и оформлению документов, необходимых для получения студенческой визы
• Работа с офисом по предоставлению жилья для оказания помощи в обеспечении жильем студентов и сотрудников, если это необходимо
• Обеспечение ориентации прибывающих студентов по обмену
• Предоставление общих консультаций и помощи студентам/персоналу в течение всего периода обмен
• Координация мероприятия для поддержки адаптации прибывающих студентов, включая, но не ограничиваясь, приветственной вечеринкой, днем культуры и прощальной вечеринкой
• Отправка транскриптов студентов по обмену координаторам партнерских университетов.

Минимальные навыки:

Степень бакалавра;

Способность эффективно работать с персоналом, преподавателями и студентами;

Высокий уровень точности и внимания к деталям;

Способность вести деловую переписку на английском и русском;

Высокий уровень эффективности и способность работать под давлением и в сжатые сроки;

Понимание важности общения и обратной связи.

Предпочтительные навыки:

Степень магистра, знание казахского языка, знание западных образовательных систем, опыт работы в высших учебных заведениях, опыт работы в многонациональной среде.

 

Отклики принимаются до 11 декабря 2024 года включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху).

Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.