Program Manager / Менеджер программы
-
Бөлім
-
College of Social Sciences
-
Жұмыс түрі
-
Administrative
-
Өтініш түрі
-
Citizens of Kazakhstan
-
Қызметі түрі
-
Full-Time
-
Жабу күні
-
Ақп 01, 2023
College of Social Sciences is looking for applicants for the following position:
Job title: Program Manager
Division: College of Social Sciences
Position reports to: Administrative Manager, Dean of CSS
Job Purpose Summary:
Reporting to the Administrative Manager and the Dean of CSS the holder of this position interacts closely with the department chairs. Main responsibilities include running the academic programs and administratively overseeing the departments hosted at the College of Socials Sciences. The Program Manager will be the main contact person for students and the college community. The Program Manager works directly with the faculty of the college and facilitates their academic work. The Program Manager plans, coordinates, and implements such activities as student outreach, student advising in direct coordination with chairs and faculty, student recruitment, student orientation, oversight and training of student assistants and interns, workshops, student referrals to services, information collection, analysis of students’ performance, and other support services necessary for successful program implementation.
The job requires excellent skills in organization and planning, in-depth knowledge of academic policies, regulations, rules, and the curricula of the different programs.
Key Responsibilities and Duties:
- Works closely with the department chairs, the dean and the associate dean;
- Provides the departments' services to ensure that program goals and objectives are achieved;
- Advises students on academic choices and facilitates implementation (for example, change of program, election of majors and minors, transfer of credits after exchange programs and transfer between institutions);
- Advises students on study planning taking into account scheduling decisions and program policies of the different departments;
- Prepares the schedule in cooperation with the dean and the department chairs and uploads the schedule to the registration system;
- Consults with the dean and the department chairs on changes to courses and programs, course scheduling, and graduation requirements.
- Checks and verifies degree requirements/majors/minors of graduating students; ensures timely submission of documents related to state examinations and thesis defense (forms, minutes etc)
- Advises on program development in relation to government regulations;
- Liaises with registrar’s office to ensure the accuracy of records;
- Exchanges information with campus offices and entities, students, and the general public regarding college programs and services and other information; makes presentations as requested; plans and conducts workshops and orientations as requested; coordinates logistics and establishes timelines, required materials, online support services, facilities, publicity and other program needs;
- Produces brochures and other program related information for publication;
- Serves as liaison between program participants and various instructional and student services departments; refers students and clients to community, academic and student services, leads and coordinates the work of student assistants, interns and other staff as assigned;
- Conducts surveys, collects and compiles statistical, financial, academic and other data for regular and special reports to track student profiles and participation, student follow-up, retention and transfer rates, program evaluation criteria, scholarship availability and deadlines, and other information;
- Enters, modifies and retrieves online data; uses a variety of software to compose correspondence, publicity materials, surveys, reports, presentations, and other materials; sets up and maintains confidential and other files; editing, printing, multimedia enhancements, distribution and other services in conjunction with other staff or students;
- Coordinates the administration of intakes in cooperation with Admission Office; transfer credits for prospective students in collaboration with the dean and the department chairs; liaises with student services for the purpose of facilitating student success; refers students to career and other counselors, instructional programs and to other college offices as appropriate;
- Ensures compliance to policy and procedures by reporting progress to relevant entities;
- Takes over tasks from other administrative staff of CSS as operationally necessary, for instance, share responsibilities for program accreditation, ESUVO, Atameken reporting and other assignments;
- Performs other related duties as assigned by the dean or administrative manager.
Minimum Qualifications:
- Master’s degree in management/administration/education from a recognized university;
- 3 years experience in education administration, counseling, or other relevant fields;
- Familiarity with different credit systems of higher education;
- Leadership and organizational skills;
- Strong interpersonal communication skills with diverse populations such as staff, students, parents and faculty;
- Excellent writing and oral communication skills in English and Russian;
- Experience in directing the work of others;
- Experience using spreadsheets, charts and a variety of computer software to format, compose and present statistical data and reports including researching, formatting, assessing and preparing data for reports and other materials;
- Experience in developing surveys and online reports related to students’ statistics, students’ retention and scheduling.
- Creative, strategic and analytical thinking with the ability to manage multiple projects.
- Good computer skills;
- Punctual, flexible, customer-oriented
Desirable Qualifications:
- Master’s degree in management/administration/education from a Western university or
equivalent;
- Knowledge of Kazakh language.
- Previous administrative experience at Higher Education Institution
Deadline for submission of applications/resumes is February 1, 2023 inclusive or open until filled
- via our HR Portal (click "Apply" button above)
Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.
************************************
Факультет социальных наук в поисках соискателей на следующую вакансию:
Наименование должности: Менеджер программы
Подразделение: Факультет социальных наук (ФСН)
Непосредственный руководитель: Административный менеджер, Декан ФСН
Краткое описание должности: Менеджер программы, подотчетный декану факультета и административному менеджеру, тесно сотрудничает с заведующими кафедрами. Основные должностные обязанности включают административную координацию деятельности кафедр факультета социальных наук. Менеджер программы является основным контактным лицом для студентов и сообщества факультета, работает непосредственно с ППС факультета, содействует академической работе, планирует, координирует и внедряет такую деятельность, как контакты со студентами, и консультирование студентов в непосредственном взаимодействии с заведующими и преподавателями кафедр, набор и ориентационная поддержка студентов, подготовка и руководство работой студентов-ассистентов и практикантов, семинары, студенческие услуги, сбор информации, анализ успеваемости студентов и иные вспомогательные услуги, необходимые для успешной реализации образовательной программы.
Должность требует отличных навыков организации и планирования, глубокого знания академических положений, правил, и политик, а также содержания различных образовательных программ.
Основные должностные обязанности:
- Тесное сотрудничество с заведующими кафедрами, с деканом и зам.деканом
- Предоставление кафедрам услуг, обеспечивающих выполнение целей и задач программ;
- Консультирование студентов и помощь в реализации академических решений (например, смена программы обучения, выбор основных и дополнительных специализаций, программы обмена и перевод из вуза в вуз);
- Консультирование студентов по планированию обучения с учетом решений по расписанию и политик программ различных кафедр;
- Подготовка расписания в взаимодействии с деканом и заведующими кафедрами, а также загрузка расписания в систему регистрации;
- Консультирование с деканами и заведующими кафедрами по вопросам смены предметов и программ, расписания предметов и требований к получению степени;
- Консультирование по разработке программ в контексте государственных регуляторных актов;
- Составление протоколов при необходимости;
- Поддерживает связь с офисом регистратора для обеспечения точности записей
- Обмен информацией с различными отделами вуза, организациями, студентами и широкой общественностью по вопросам программ и услуг, предлагаемых факультетом; проведение презентаций при необходимости; планирование и проведение семинаров и ориентационных сессий при необходимости; координация логистики и составление графиков, запрос материалов, предоставление вспомогательных услуг онлайн, материально-техническая база, публичное освещение и иные потребности программы;
- Создание брошюр и других информационных материалов, связанных с программами для публикации
- Функции контактного лица для участников программ и различных академических и вспомогательных подразделений; обеспечение взаимодействия студентов, клиентов в области общественных, академических и студенческих услуг, руководство и координация работы студентов-ассистентов, практикантов и других сотрудников по поручению;
- Проведение опросов студентов по академическим и административным тематикам
- Сбор и компиляция статистической, финансовой, академической и иной информации для регулярных и специальных отчетов с целью отслеживания студенческой успеваемости и посещаемости, уровня удержания и переводов, критериев оценки программ, доступности и сроков грантов и стипендий, а также иной информации;
- Ввод, модификация и извлечение онлайн данных, использование разнообразного ПО для составления корреспонденции, материалов для публикации, опросов, отчетов, презентаций и иных материалов; ведение и хранение конфиденциальной и иной документации; редактирование, печать, мультимедийные усовершенствования, распространение и иные услуги во взаимодействии и другими сотрудниками либо студентами;
- Координация администрирования приема студентов в сотрудничестве с отделом по набору студентов; сотрудничество со студенческим консультантами для студентов с целью стимулирования успеваемости студентов, направление студентов к консультантам по карьерным и иным вопросам, на образовательные программы, и в другие подразделения факультета по необходимости;
- Составление и ведение подробных учетных записей (по договорам оказания услуг и иным платежным формам факультета); подготовка и ведение бюджетов; обеспечение соответствия политикам и процедурам, подача отчетов соответствующим органам; подготовка и проведение анализа и ревизии программ в сотрудничестве с заведующими кафедрами;
- Подготовка договоров оказания услуг и иных необходимых документов для внештатных преподавателей кафедр;
- Содействие в выполнении заданий другого административно-технического персонала ФСН при необходимости;
- Выполнение иных заданий по поручению декана либо административного менеджера;
Минимальные квалификационные требования:
- Степень магистра по менеджменту/администрированию/образованию из признанного университета;
- 3 года опыта работы в администрировании образования, консультировании, либо иных областях, связанных с должностью;
- Осведомленность о различных кредитных системах высшего образования;
- Лидерские и организационные навыки;
- Отличные навыки межличностного общения с разнообразным контингентом, включая административно-технический персонал, преподавателей, студентов и их родителей;
- Отличные навыки письменной и устной коммуникации на английском и русском языках;
- Опыт управления работой других людей;
- Опыт использования динамических таблиц, графиков и разнообразного ПО для форматирования, составления и презентации статистических данных и отчетов, включая поиск, форматирование, оценку и подготовку данных для отчетов и иных материалов;
- Творческое, стратегическое и аналитическое мышление, со способностью управлять несколькими проектами одновременно.
- Отличные навыки компьютерной грамотности;
- Пунктуальность, гибкость и ориентированность на нужды клиентов.
Предпочтительные квалификационные требования:
- Степень магистра по менеджменту/администрированию/образованию из иностранного вуза или ее эквивалент;
- Владение казахским языком;
- Предыдущий опыт административной работы в вузе.
Отклики принимаются до 1 февраля 2023 года включительно или до найма сотрудников
- через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху).
Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.