Executive Assistant (VPAA) / Исполнительный Ассистент

---

Бөлім

Office of the Vice President of Research, International and Strategic Affairs

Жұмыс түрі

Administrative

Өтініш түрі

All citizens

Қызметі түрі

Full-Time

Жабу күні

Қаз 10, 2023

---

Job Title: Executive Assistant (Temporary position)

Department: Academic Affairs

Position reports to: Vice President of Academic Affairs/Associate Vice-President of Academic Affairs

Key responsibilities and Duties:

• Assists the VPAA in daily operations;
• Receives visitors/ students/ parents, advises students if necessary, explains about academic programs, etc;
• Assists in organization of any events, seminars, conferences and workshops;
• Communicates with Executive staff, other KIMEP employees, administrative support staff, and outside people regarding meetings. Responsibility also includes ordering and setting up refreshments;
• Coordinates and makes all travel arrangements and car reservations for the VPAA/AVPAA;
• Assists the VPAA/AVPAA with special projects, and development of procedures and processes to help each department run smoothly;
• Picks up and distributes mail for VPAA on daily basis;
• Responds to e-mail messages from students and informs the VPAA on daily basis;
• Coordinates office activities and appointment schedules and calendars, arranges meetings,
  develops and recommends office procedures and systems, ensures smooth office operations;
• Receives and distributes incoming mail, reviews and evaluates mail to identify those items requiring priority attention to the supervisor, requests additional information to support incoming mail, if necessary, prior to reporting to the supervisor;
• Processes payment invoices, prepares expense reports;
• Receives and screens communications to the supervisor including telephone calls and e-mail messages and provides assistance using independent judgment to determine those requiring priority attention; prioritizes, channels and facilities communication from department heads, department assistants;
• Independently responds to letters and general correspondence of a routine nature;
• Performs other duties as might be assigned by VPAA, AVPAA

Qualifications: Bachelor's degree with 1 (one) year of relevant experience, fluency in verbal and written English, Russian and Kazakh; possesses excellent judgment, intuition, and reasoning priorities; maintains confidential work of Academic Affairs; works cooperatively with others in a sometimes busy environment; advanced computer skills in MS Word, Power Point, Access etc.; tact: poise, good interpersonal skills.

Deadline for submission of applications/resumes is October 10, 2023 inclusive or open until filled.

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly. 

____________________________________________________________________________________________

 

Должность: Исполнительный ассистент (временная позиция)

Подразделение: по академическим вопросам 

Непосредственный руководитель: Проректор по учебной работе / Заместитель проректора по учебной работе

 

Основные служебные обязанности:

• Содействие проректору по учебной работе в ежедневной работе;
• Прием посетителей/студентов/родителей, при необходимости консультирование студентов об академических процедурах, и т.д.;
• Помощь в организации мероприятий, семинаров, конференций, тренингов;
• Информирование руководства, других работников вуза, административного персонала и других заинтересованных лиц о назначенных встречах. Заказ и подача напитков при необходимости;
• Организация командировок проректора по учебной работе и его заместителя;
• Содействие проректору по учебной работе и его заместителю в выполняемых проектах, разработка процедуры и рабочих процессов для эффективной работы других отделов;
• Получение и рассылка почты по вопросам, входящим в компетенцию проректора по учебной работе на ежедневной основе;
• Ответы на запросы студентов и информирование о них проректора по учебной работе на ежедневной основе;
• Координация работы офиса, ведение графика встреч, организация собраний;
• Получение и обработка входящей документации, оценка ее приоритетности для руководителя, при необходимости запрашивание дополнительной информации до доведения ее до сведения руководителя;
• Обработка счетов на оплату, подготовка отчетов по расходам;
• Прием и просмотр сообщений, поступающих на имя проректора по учебной работе, включая телефонные звонки и сообщения по электронной почте, содействие в определении их приоритетности; расстановка приоритетов, налаживание контактов, обеспечивающих быструю связь между руководителями и ассистентами структурных подразделений;
• Самостоятельные ответы на письма общего характера;
• Выполнение других поручений проректора по учебной работе и его заместителя в рамках своей компетенции.

 

Минимальные навыки: высшее образование; не менее одного года работы в  соответствующей должности; свободное владение устным и письменным английским, русским и казахским языками; обладать хорошей способностью суждения, интуицией, и умением обоснованно расставлять приоритеты; соблюдение конфиденциальности информации в работе офиса; умение работать в команде, иногда в условиях стресса; продвинутые навыки работы в программах MS Word, Power Point, Access и др.; тактичность, уравновешенность, навыки межличностного общения.

Отклики принимаются до 10 октября 2023г. года включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху).

Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.