Vacancy KIMEP University

International Officer (temporary position)

Отдел: International Office
Тип вакансии: Administrative
Тип кандидата: Citizens of Kazakhstan
Тип должности: Full-Time
Дата закрытия: дек 07, 2021

International Office is looking for applicants for the following temporary position:

Job Title: Officer

Division: Student Affairs

Department: International Office

Position reports to: Associate Vice President of Student Affairs

Job Purpose Summary: Coordinate the work related to (1) international partnership with HEIs abroad for academic mobility of students and staff members (short-term study abroad and exchange programs, dual degree, joint research and teaching experience, internship, training, research), (2) organization and conducting International Office’s social and cultural events for regular international and outgoing students, as well as mobility alumni, (3) reporting on academic mobility, international partnerships, international students, (4) promotion of International Office’s activity and dissemination materials, (5) participation in relevant social and promotional International Office’s and KIMEP University’s wide events, (6) payment and advanced reports on budget expenses of International Office.

Key Responsibilities and Duties:

Partnership with HEIs abroad and reception of visitors from partner and prospective HEIs:

Assist Colleges and units in searching for international partners on academic mobility
Render the information to Colleges and units about the possibilities for international grant projects
Negotiate with international HEIs on academic mobility and internship
Process approval and signing of documents with HEIs and update partnership database
Receive international delegations from partner and prospective HEIs at KIMEP to discuss academic mobility
Visit partner and prospective HEIs to maintain cooperation and develop new partnership network.

Organization of events for international and outgoing students:

Organization of welcome, farewell parties, Introductory week, International Student Day, Alumni meetings, and other events planned for international students, as well as outgoing students and staff members in each semester.
Assist and participate in social events for international current and prospective students organized by other KIMEP units (Orientation Sessions, Open House Days, Parents day, Graduation ceremony, etc).

Reporting:

Prepare reports to Ministry of Education and Sciences and other official bodies on academic mobility, international partnerships with HEIs abroad and international programs, international students and events administrated by the International Office, and any other information when requested.
Maintain and update the database on Intranet International Office’s page
Observe deadlines for reporting
Maintain bookkeeping in order

Promotional materials for IO activity:

In cooperation with MCPR prepare materials for promotion of Office’s activities, successful stories, academic mobility, dual degree programs, partnerships with HEIs abroad
Disseminate information about Office’s activities via publication of articles in internal and external newspapers, magazines, etc. every semester
Maintain media networking
Update informational e-resources and printed materials in cooperation with CISC, MCPR, and Program Coordinators every semester.

Other Responsibilities:

Maintain contacts with embassies/consulates for different cultural and social events at KIMEP University
Maintain International Office’s documenting, archive, and files in order
Maintain continuation of the International Office’s work in absence of another staff member
Communicate with International Office’s clients (students, parents, external organizations, MES, etc)
Have financial liability for the International Office’s goods and budget expenses
Observe KIMEP regulations and policies
Perform other duties as might be assigned by the supervisor

Minimum Qualifications:

Bachelor degree;

Fluency in English and Russian; knowledge of Business English and Russian;

Advanced user PC;

Basic knowledge of bookkeeping;

Familiarity with Western educational systems, work experience in higher educational institutions with international students;

Inter-cultural competence and communication skills;

Creative, initiative, service oriented, caring, self-motivated and quick learner;

Able to work independently and a good team worker;

Good organizational skills (planning and implementing);

Flexible to work out of office hours;

Ability to work friendly and effectively with colleagues, faculty members and students,

High level of accuracy and attention to detail, ability to read, understand and interpret complex government documents in the sphere of education and academic mobility;

High levels of efficiency and an ability to work under pressure and within tight deadlines;

Understanding of the importance of communication and feedback, Disciplined

Preferred Qualifications:

Knowledge of Kazakh and other languages, good fund raising skills

Deadline for submission of applications/resumes is December 6, 2021 inclusive or open until filled

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.

Please take into account:

As the employer, KIMEP University will request for a valid vaccination passport from all final candidates from Covid-19 to any position or agreement to make vaccination from Covid-19 till the starting date of employment.

In case a candidate has any medical documented reason and can not make vaccination he/she has to provide the medical document: the VKK conclusion per his/her employment at the University.

If a final candidate can not provide a vaccination passport or the medical document VKK conclusion then he/she can not be employed at the University

************************************

Международный отдел в поисках соискателей на следующую временную вакансию:

Должность: Специалист международного отдела

Департамент по студенческим вопросам

Отдел: Международный отдел

Непосредственный руководитель: Заместитель Проректора по воспитательной работе

Цель учреждения данной позиции: Координация работы, связанной с: 1) международным партнерством с зарубежными вузами для осуществления академической мобильности обучающихся и сотрудников (краткосрочное обучение за рубежом и программы обмена, программы двойного диплома, совместные исследования, совместное преподавание, прохождение практики, тренинги, научные исследования); 2) организацией и проведением социальных и культурных мероприятий для иностранных обучающихся и исходящей мобильности, а также выпускников программы мобильности; 3) предоставление отчетов по академической мобильности, международному партнерству, иностранным обучающимся; 4) продвижением деятельности международного отдела и распространением информационных материалов; 5) участием в соответствующих социальных и рекрутинговых мероприятиях, проводимых международным отделом и на общеуниверситетском уровне; 6) оплатой и отчетами о расходах бюджета международного отдела.

Основные служебные обязанности:

Партнерство с зарубежными вузами и прием посетителей из текущих и потенциальных вузов-партнеров:

Содействовие факультетам и подразделениям университета в поисках международных партнеров по академической мобильности
Предоставление информации факультетам и другим подразделениям по возможностям в области международных грантовых проектов
Ведение переговоров с международными вузами об академической мобильности и прохождении практики
Контроль за утверждением и подписанием документов с вузами и обновление партнёрской базы данных
Прием международных делегаций из текущих и потенциальных вузов-партнеров в Университете КИМЭП для обсуждения академической мобильности
Посещение текущих и потенциальных вузов-партнеров с целью сотрудничества и развития партнерской сети.

Организация мероприятий для иностранных обучающихся и участников исходящей академической мобильности:

Организация приветственных и прощальных вечеринок, проведение ознакомительной недели, Дня иностранного студента, встреч выпускников мобильной программы и других мероприятий, запланированных международным отделом для иностранных обучающихся, а также для участников исходящей академической мобильности каждый семестр
Участие в культурных мероприятиях для и мероприятиях по набору иностранных обучающихся, организованных другими подразделениями КИМЭП (Ориентационные сессии, дни открытых дверей, день родителей, церемония выпуска и др.)

Отчетность:

Составление отчетов для МОН РК и других государственных органов по академической мобильности, международному партнерству с зарубежными вузами и международным программам, иностранным обучающимся и мероприятиям, проводимым международным отделом, и любой другой информации по требованию
Обновление базы данных в сети «Интранет» для страницы международного отдела
Соблюдение сроков отчетности
Ведение своевременной бухгалтерской отчетности

Маркетинговые материалы для деятельности международного отдела:

В сотрудничестве с отделом маркетинга подготовка материалов для продвижения деятельности международного отдела, публикация успешных историй участников программ мобильности, программ двойного диплома, партнёрства с зарубежными вузами
Распространение информации о деятельности международного отдела посредством публикаций статей во внутренних и внешних газетах, журналах и др. каждый семестр
Поддержание работы с медиа ресурсами
Обновление информации на электронных ресурсах и в печатных материалах в сотрудничестве с компьютерным центром, отделом маркетинга и координаторами программ каждый семестр.

Другие обязанности:

Поддержание контакта с посольствами/консульствами с цель организации различных культурных и социальных мероприятий в Университете КИМЭП
Ведение делопроизводства международного отдела, документирование и архивирование в надлежащем порядке
Поддержание бесперебойной работы международного отдела в отсутствие кого-либо из сотрудников международного отдела и связи с клиентами международного отдела (студенты, родители, внешние организации, МОН, и др.)
Нести ответственность в отношении имущества и бюджета международного отдела
Соблюдение правил и положений Университета КИМЭП
Выполнение прочих обязанностей по поручению непосредственного руководителя

Минимальные навыки:

Высшее образование;

свободное владение английским и русским языками;

знание делового английского и русского языков;

продвинутый пользователь ПК;

базовые знания бухгалтерии.

Знание западной системы образования, опыт работы в вузах с иностранными обучающимися; межкультурная компетентность и коммуникационные навыки.

Креативность, инициативность, сервис-ориентированность, внимательность, самомотивация и быстрая обучаемость, умение работать в команде и самостоятельно;

хорошие организационные навыки (планирование и реализация);

возможность работать вне рабочего графика;

умение работать дружелюбно и эффективно с коллегами и обучающимися.

Аккуратность и внимание к деталям, умение читать, понимать и разъяснять сложные государственные документы в сфере образования и академической мобильности.

Высокая эффективность и способность работать в сжатые сроки и под давлением.

Понимание важности коммуникативных навыков и взаимодействия, дисциплинированность.

Предпочтительные навыки:

Знание казахского и других языков, развитые навыки по привлечению финансирования

Отклики принимаются до 6 декабря 2021 года включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху). Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.

Просим учесть следующее:

Университет КИМЭП в качестве работодателя будет требовать от финального кандидата действующий паспорт вакцинации от коронавируса, либо согласие на вакцинацию до трудоустройства на вакантную позицию.

В случае если финальный кандидат не может пройти вакцинацию по медицинской причине, он должен предоставить заключение ВКК документ подтверждающий данный факт.

В случае отказа предоставить паспорт вакцинации от коронавируса, либо подтверждающий документ заключения ВКК, кандидат не может быть трудоустроен в наш Университет.

Вакансия в архиве

International Officer (temporary position)