Vacancy KIMEP University

College Coordinator for Faculty Research

Отдел: College of Human Sciences and Education
Тип вакансии: Administrative
Тип кандидата: Citizens of Kazakhstan
Тип должности: Full-Time
Дата закрытия: дек 30, 2021

College of Humanities and Education is looking for applicants for the following position:

Job Title: College Coordinator for Faculty Research

Division: Academic Affairs

Department: College of Humanities and Education

Position reports to: Dean

Job Summary

The Coordinator is responsible for providing administrative support for faculty and administration in their research activities as well fostering students’ academic success, including organization of internship. The Coordinator works closely with Research Director and College Administrative Manager, acts as the conduit between the academic administration of the College and the students and faculty in the following areas:

Key Responsibilities and Duties:

Student Success Functions:

Advise and mentor students.
Participate in the preparation of advising guidelines covering the sequencing of General Education requirements, College Core Requirements, and Major / Minor field requirements
Assist students, chairs and faculty for all advising purposes.
Communicate with alumni to maintain alumni support and networking.

Internship Functions:

Search for Internship / job opportunities for BA and MA students, by establishing relationship with education and industry community.
Prepare and Maintain Contracts (MoUs) and establish protocols with the internship hosting organizations.
Facilitate student registration for internship by checking student’s eligibility and opening registration.
Manage logistics of internship program by collecting relevant documents and maintain records.
Monitor Ministry of Education requirements which affect the internships and translate and maintain relevant documents.
Develop PR materials about internship.
Work with other KIMEP units regarding Career and Internship opportunities.

Administrative Support:

Update information on the website and social media.
Prepare marketing, promotional and recruitment materials.
Assist CHE administration and Administrative Manager during accreditation and attestation processes.
Responds to information requests about faculty research from government agencies, university, research institutes utilizing broad knowledge base and/or refers inquiries to appropriate sources.
Uploads faculty CVs and updates faculty information to the college Faculty Profiles WebPages for use by Senior Management and HR Department.
Types, formats, copies, distribute, files and retrieves faculty research reports and documents of a routine or confidential nature. This includes a wide range of documents varying in complexity using Word, Excel, and PowerPoint and university proprietary software.

Coordinate Faculty Research Conferences/Events:

Organizes and schedules faculty research conferences/events including: invitations, RSVPs, room reservations, catering arrangements, purchase requisitions as needed, contacting individuals, preparation of meeting materials and parking for guests as required, audio visual, collaboration with other staff/departments/external contacts, preparation of materials for event.

Other Duties:

Other duties as appropriate to this position as directed by the College Dean, Research Director and College Administrative Manager.
Attend training workshops and other professional development meetings to learn new management and financial software tools to be used for grant proposal preparation.

Minimum Qualifications:

Master’s degree with 2 (two) years of relevant experience working with executive office team, understanding of administrative work in higher education institution, have the ability to work with students, faculty , other members of the University community and proficiency in proofreading, grammar skills and attention to detail in verbal and written English, Russian and/or Kazakh; good problem solving, judgment, intuition, and reasoning abilities; maintains confidential work; demonstrated experience in coordinating events at all phases from planning to post-event follow-up and reporting; works cooperatively with others in a sometimes busy environment; advanced computer skills in MS Word, Excel, Power Point, Access; tact: poise, good interpersonal skills, good problem solving skills.

Deadline for submission of applications/resumes is December 29, 2021 inclusive or open until filled

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.

Please take into account:

As the employer, KIMEP University will request for a valid vaccination passport from all final candidates from Covid-19 to any position or agreement to make vaccination from Covid-19 till the starting date of employment.

In case a candidate has any medical documented reason and can not make vaccination he/she has to provide the medical document: the VKK conclusion per his/her employment at the University.

If a final candidate can not provide a vaccination passport or the medical document VKK conclusion then he/she can not be employed at the University

***********************************************************************************************

Факультет Образования и Гуманитарных Наук в поисках соискателей на следующую вакансию:

Название должности: Административный координатор по научным исследованиям

Отдел: Учебная часть

Академическая единица: Факультет Образования и Гуманитарных Наук

Подчиняется: Декан факультета

Краткое изложение работы

Координатор отвечает за административную поддержку преподавателей и администрации в их исследовательской деятельности, а также за содействие академическим успехам студентов, включая организацию стажировки. Координатор работает в тесном сотрудничестве с директором по исследованиям и административным менеджером колледжа, действует как канал между академической администрацией колледжа и студентами и преподавателями в следующих областях:

Основные обязанности и задачи:

Функции поддержки успеваемости учащихся:

Консультировать студентов по вопросам регистрации и другим вопросам.
Участвовать в подготовке рекомендаций, касающихся требований образовательных программ по общеобразовательному компоненту, базовым и элективным компонентам.
Помогать студентам, заведующим кафедр и преподавателям во всех вопросах академического консультирования.
Поддерживать связь с выпускниками, с целью получения их поддержки и нетворкинга.

Функции стажировки:

Поиск возможностей для стажировки / работы для студентов бакалавриата и магистратуры путем установления отношений с образовательными и отраслевыми организациями и компаниями.
Готовить и хранить контракты (МоU) и устанавливать протоколы с организациями, принимающих студентов на стажировку.
Помогать в регистрации студентов на стажировку, проверять их пререквизиты и открывать регистрацию.
Управляйте логистикой программы стажировки, собирая соответствующие документы и ведя записи.
Следить за требованиями Министерства образования, которые влияют на стажировку, а также переводить и хранить соответствующие документы.
Разработать PR-материалы о стажировке.
Работать с другими подразделениями КИМЭП по вопросам карьеры и стажировки.

Административная поддержка:

Обновление информации на веб-сайте и социальных страницах.
разрабатывать маркетинговые, рекламные материалы и материалы для приемной комиссии.
Помогать администрации факультета и административному менеджеру в процессе аккредитации и аттестации.
Отвечает на запросы об исследованиях факультета от государственных органов, университетов, исследовательских институтов, и других органов8 и / или направляет запросы в соответствующие источники.
Загружает резюме преподавателей и обновляет информацию о преподавателях на веб-страницах профилей преподавателей факультета для использования высшим руководством и отделом кадров.
Печатает, форматирует, копирует, распространяет, файлирует и находит исследовательские отчеты факультета и документы рутинного или конфиденциального характера. Сюда входит широкий спектр документов различной сложности с использованием Word, Excel и PowerPoint, а также проприетарного программного обеспечения университета.

Координация научно-исследовательских конференций / мероприятий факультетов:

Организует и планирует научно-исследовательские конференции / мероприятия для преподавателей, включая: приглашения, ответы на предложения, бронирование номеров, организацию питания, заявки на закупку по мере необходимости, контакты с отдельными лицами, подготовку материалов для встреч и парковку для гостей по мере необходимости, аудиовизуальные материалы, сотрудничество с другими сотрудниками / отделами / внешние контакты, подготовка материалов к мероприятию.

Прочие обязанности:

Другие обязанности, соответствующие этой должности, по указанию декана колледжа, директора по исследованиям и административного менеджера колледжа.
Посещайте обучающие семинары и другие встречи по повышению квалификации, чтобы изучить новые инструменты управления и финансового программного обеспечения, которые будут использоваться для подготовки заявки на грант.

Минимальные требования: Степень магистра, минимум 2 (два) года соответствующего опыта работы с руководством, понимание административной работы в высших учебных заведениях, опыт ведения протоколов и заметок для комиссий и встреч с комплексными обсуждениями, знания в редактировании, знания грамматики и внимание к деталям в устном и письменном английском, русском и казахском языках; отличный навык урегулирования проблем, способности к оцениванию, интуиции и рассуждению; ведение конфиденциальной работы; продемонстрированный опыт в координировании мероприятий на всех этапах, начиная с планирования и заканчивая последующими действиями и отчётности после проведения мероприятия; способность работать в напряженной ; продвинутые компьютерные знания в MS Word, Excel, Power Point, Access; тактичность: самообладание, отличная коммуникабельность, отличный навык урегулирования проблем.

Отклики принимаются до 29 декабря 2021 года включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху). Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.

Просим учесть следующее:

Университет КИМЭП в качестве работодателя будет требовать от финального кандидата действующий паспорт вакцинации от коронавируса, либо согласие на вакцинацию до трудоустройства на вакантную позицию.

В случае если финальный кандидат не может пройти вакцинацию по медицинской причине, он должен предоставить заключение ВКК документ подтверждающий данный факт.

В случае отказа предоставить паспорт вакцинации от коронавируса, либо подтверждающий документ заключения ВКК, кандидат не может быть трудоустроен в наш Университет.

Вакансия в архиве

College Coordinator for Faculty Research