Project Manager / Менеджер по проектам
-
Отдел
-
Office of Provost and General Deputy to the President
-
Тип вакансии
-
Administrative
-
Тип кандидата
-
Citizens of Kazakhstan
-
Тип должности
-
Full-Time
-
Дата закрытия
-
авг 12, 2022
Office of the Provost and General Deputy to the President is looking for applicants to the following vacant position:
Job Title: Project Manager
Division: Office of the President
Department: Office of the Provost and General Deputy to the President
Position reports to: Provost and General Deputy to the President
Job Purpose Summary: Provide full administrative support to Provost and General Deputy to the President, including fulfilling individual and teamwork assignments. Effectively communicate with KIMEP offices, multi-level administrators, faculty, and students as well as external parties.
Key Responsibilities and Duties:
- Handle all e-mail messages and telephone correspondences
- Disseminate information, arrange meetings, manage agenda, and communicate with clients and visitors
- Meet guests
- Schedule and arrange meetings, follow up with meeting attendees
- Create and maintain all working filing of the Office in the most through way
- Oversee a Clerical Coordinator, an Archivist and an Assistant to the PGDP in all administrative matters;
- Process/log in-out documentations, approvals, payment requests, letters, etc.
- Act as secretary of the office meetings, Directors Meetings and Disciplinary meetings of the PGDP, take minutes and maintain records, archives and files in a proper format and order
- Supervise administration activity and logistics for the Office of the Provost and General Deputy to the President;
- Arrange all details of business trips and outreach activities for the Provost and General Deputy to the President;
- Maintain and report on implementation and completion of office tasks and expenditures;
- Draft memos addressed to the internal departments and official letters addressed to external partners;
- Coordinate requests and require necessary details from the requestors
- Translate texts and act as an interpreter if it is necessary
- Review the information given in the memos, letters, and requests for accuracy and reliability
- Send out notifications to staff and heads, provide administrative support to a range of activities
- Maintain strict confidentiality of records and information
- Cooperate with EA’s from the President’s Office and the VPAA to coordinate materials, PC’s meetings, and communicate important information.
- Supervise a Clerical Coordinator, an Archivist , Assistant and student workers
- Submit staff’s and Provost’s timesheets
- Communicate with culturally diverse communities with different professional background
- Follow up with contractors, an architect, and internal responsible directors/staff on the current projects, including construction projects, activities, and etc
- Identify and analyze a variety of issues and problems by making recommendations and/or taking actions to resolve them
- Fulfill other tasks as assigned by the Provost and General Deputy to the President.
Minimum Qualifications: Bachelor’s degree, at least one year of administrative experience; positive, cordial, diplomatic attitude; client-oriented, good communication skills, accurate, flexible, team worker, fluent English and Russian; excellent typing skills; good computer kills (Office, Internet).
Preferred Qualifications: Master’s degree, at least 2 years of relative administrative experience; familiarity with KIMEP policies; fluent in Kazakh.
Deadline for submission of applications/resumes is August 12, 2022 inclusive or open until filled
- via our HR Portal (click "Apply" button above)
Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.
Please take into account:
As the employer, KIMEP University will request for a valid vaccination passport from all final candidates from Covid-19 to any position or agreement to make vaccination from Covid-19 till the starting date of employment.
In case a candidate has any medical documented reason and can not make vaccination he/she has to provide the medical document: the VKK conclusion per his/her employment at the University.
If a final candidate can not provide a vaccination passport or the medical document VKK conclusion then he/she can not be employed at the University
*******************
Офис Первого Проректора объявляет о следующей вакансии:
Должность: Менеджер по проектам
Департамент: Офис Президента
Отдел: Офис Первого Проректора
Непосредственный руководитель: Первый Проректор
Цель учреждения данной позиции: предоставление полной административной поддержки первому проректору, включая выполнение индивидуальных и командных задач. Эффективно вести переговоры с офисами внутри КИМЭП, администраторами, ППС, и студентами.
Основные служебные обязанности:
- Отвечать на электронные письма и телефонные звонки
- Высылать рассылки, организация встреч, координация повестки дня, уведомление клиентов и посетителей
- Встречать гостей
- Разработка и подготовка материалов для совещаний, контроль за исполнением ответственных лиц;
- Поддерживать и следить за порядком делопроизводства в данном офисе
- Курировать канцелярию, архив, а также ассистента по всем административным направлениям, включая процесс документооборота, процесс утверждения
- Обработка документаций, утверждений, оплат, писем и прочее
- Ведение протоколов собраний, хранение данных протоколов в удобном распорядке
- Управление административной деятельностью и координирование логистикой офиса первого проректора
- Организация командировок для первого проректора
- Предоставление отчетов по выполнению и завершению ряда работ, а также предоставление отчетов по офисным затратам
- Составление деловых переписок, направленных в разные отделы внутри КИМЭП, ответных писем, направленных внешним партнёрам
- Координирование заявлений и запрос детализаций от заявителей
- Перевод текстов, а также устные переводы при необходимости
- Сверка информации, представленных в запросах на точность и достоверность
- Уведомление сотрудников и руководящих отделов, предоставление административной поддержки
- Соблюдение конфиденциальности записей и информации
- Работать совместно с исполнительными ассистентами с офиса президента и офиса проректора по академическим вопросам для координирования документооборота, встреч президентского кабинета и передачи важной информации.
- Управление канцелярией, архивом и ассистентами, а также студенческим ассистентом
- Заполнение табеля ежемесячно
- Коммуникация с обществом разного культурного и профессионального происхождения
- Определение и анализ ряда вопросов и проблем путем рекомендаций и принятия действий для решения данных задач
- Выполнение порученных первым проректором задач
Минимальные навыки:
Степень бакалавра, один год опыта работы в административной сфере, коммуникативные навыки, клиентоориентированный, дипломатические манеры, внимательность на детали, командный работник, позитивный и вежливый сотрудник, знание компьютерных навыков, знание английского и русского
Предпочтительно иметь магистерскую степень, два года опыта работы в администрировании, знание политики университета, знание казахского языка.
Отклики принимаются до 12 августа 2022 года включительно или до найма сотрудников
-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху). Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.
Просим учесть следующее:
Университет КИМЭП в качестве работодателя будет требовать от финального кандидата действующий паспорт вакцинации от коронавируса, либо согласие на вакцинацию до трудоустройства на вакантную позицию.
В случае если финальный кандидат не может пройти вакцинацию по медицинской причине, он должен предоставить заключение ВКК документ подтверждающий данный факт.
В случае отказа предоставить паспорт вакцинации от коронавируса, либо подтверждающий документ заключения ВКК, кандидат не может быть трудоустроен в наш Университет.