Coordinator / Координатор

---

Отдел

Office of Financial Aid

Тип вакансии

Administrative

Тип кандидата

Citizens of Kazakhstan

Тип должности

Full-Time

Дата закрытия

окт 09, 2024

---

KIMEP, Department of Financial Aid is looking for applicants to the following position:

 

Job Title: Coordinator

Division: Administration and Finance

Department: Financial Aid

Position reports to: Director of Financial Aid

 

Job Purpose Summary: Overall coordination of the Financial Aid Office‘s activities.

Key Responsibilities and Duties:

• Counsel students and parents on all aspects of financial aid programs and financing options with a strong commitment to student satisfaction. Demonstrate and practice sensitivity to multicultural and socioeconomic issues of potential applicants and their families to provide high-level customer care services;
• Work with specific and target groups of clients;
• Process financial aid applications, scholarship probation applications, IPP, Checklist, Refund, graduation, withdrawal or other requests, applications or letters, determine eligibility, and manage financial aid programs as necessary;
• Processing of applications and application data, including processing of documents from Admission/other offices.
• Make suggestions and proposals in ways of improving the application process, the process of financial aid distribution, the list of documents, etc.;
• Quality control and monitoring of office operations, customer care system, documentation, and printing materials (recommendations, implementation);
• Managing office correspondence, calling campaigns, informing students on decisions
• Preparation of the following information materials: FAO part of the Catalogue, FA Manual, Annual office reports, leaflets, website, awarding letters, information letters, correspondence, and others;
• Revision of financial aid policies and procedures; making proposals for policy and procedure changes for better quality of services;
• Coordination and implementation of Financial Aid Office’s projects/events: Awarding Ceremony, Orientation sessions, Olympiad, Open House Days, etc.
• Organization and implementation of events related to the scholarship distribution and other financial aid activities (for instance: KIMEP Intellectual Olympiad, Excellence Scholarship, etc.)
• Due to the nature and specifics of financial aid services, the coordinator must be available and willing to work a varied schedule, including evening/weekend work;
• Select, supervise, and manage the work of part-time office assistants and financial aid staff (training, performance quality control, managing, etc.);
• Cooperation with city authorities, the Ministry of Education, other KIMEP departments and third parties;
• Organize financial aid archive with students’ files
• Post and update the information under Office of Financial Aid links on KIMEP’s website and Intranet (IPP, Student History, Special Status, Work-Study Program, Student Concerns, etc.);
• Check student payment report on the moment of graduation, withdrawal, reconciliation, and processing of the data on overpayment refund;
• Work in collaboration with other employees and departments for more effective office functioning
• To perform the duties of the Director of the Financial Aid Office during the absence of the Director
• Perform other duties assigned by the supervisor. 

 

Minimum Qualifications: Bachelor's degree, work experience of at least 3 years, fluent English and Russian, MS Office and Access working experience, strong communication and organizational skills, problem-solving skills, team player, advanced user PC.

Preferred Qualifications: Western degree, Kazakh language, experience in a relevant field

 

Deadline for submission of applications/resumes is October 9, 2024 inclusive or open until filled

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.

 

******************************

 

Отдел Финансовой Поддержки в поисках соискателей на следующую вакансию:

 

Должность: Координатор

Департамент: Отдел Финансовой Поддержки

Подразделение: Административно - Финансовое

Отчетность по должности: Директору Офиса финансовой поддержки

 

Ключевые функции:Общая координация деятельности Офиса финансовой поддержки.

Основные обязанности:

• Консультировать студентов и родителей по всем аспектам программы финансовой помощи и вариантам финансирования с приверженностью удовлетворенности учащихся. Демонстрировать и практиковать чувствительность к многокультурным и социально-экономическим вопросам потенциальных заявителей и их семей для предоставления услуг высокого уровня обслуживания клиентов;
• Работа с определеннымигруппами клиентов;
• Обрабатывать заявки на финансовую помощь, заявки на получение стипендий, IPP, обходной лист, возврат средств, выпуск, выпуск или другие запросы, заявки или письма, определять право на участие в конкурсах и осуществлять программу финансовой помощи;
• Обработка заявок и данных приложений, включая обработку документов из Приемной Комиссии / других офисов.
• Вносить предложения в целях улучшения процесса подачи заявки, процесса распределения финансовой помощи, перечня документов и т. д .;
• Контроль качества и мониторинг офисных операций, системы обслуживания клиентов, документации, печатных материалов (рекомендации, реализация);
• Управление офисной перепиской, обзвон и информирование студентов о решениях
• Подготовка следующих информационных материалов: часть каталога ОФП, руководство ФП, ежегодные отчеты, листовки, веб-сайт, писема награждения, информационные письма, переписка, и другое;
• Пересмотр политики и процедур финансовой помощи; внесение предложений по изменению политики и процедур для повышения качества услуг;
• Координация и реализация проектов/событий отдела финансовой помощи: церемония награждения FA, Ориентационные сессии, Университетская жизнь, Дни открытых дверей и т. д.
• Организация и реализация мероприятий имеющих отношение к распределению грантов и другой деятельности офиса финансовой поддержки (к примеру: Интеллектуальная Олимпиада Университета КИМЭП, и тд).
• В связи с характером и особенностями оказания финансовой помощи координатор должен быть доступен и готов работать по ненормированному графику: вечерние часы и выходные дни;
• Подбирать, контролировать и управлять работой ассистентов на неполный рабочий день (обучение, контроль качества работы, управление и т. д.);
• Сотрудничество с городскими властями, Министерством образования, отделами КИМЭП и другими третьими сторонами;
• Организовывать архив личных дел студентов
• Опубликовывать и обновлять информацию отдела финансовой помощи на веб-сайте КИМЭП, в Интранете и тд (IPP, История учащихся, Специальный статус, Программа обучения, и т. д.);
• Проверять отчет об оплате студента в момент выпуска, отчисления, сверки и обработки данных о возмещении переплаты;
• Работать в сотрудничестве с другими сотрудниками и отделами для более эффективного функционирования офиса.
• Выполнять другие связанные обязанности, назначенные супервайзерами.

 

Минимальные требования: степень бакалавра, стаж работы не менее 3 лет, свободный английский и русский языки, опыт работы в MS Office и Access, сильные коммуникативные и организационные навыки, навыки решения проблем, командный игрок, продвинутый пользовательский ПК.

Предпочтительные требования: западная степень, казахский язык, опыт работы в соответствующей области

 

Отклики принимаются до 9 октября 2024 года включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху).

Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.