Vacancy is <span class="text-warning">Archived</span>

Executive Assistant to the President/Исполнительный ассистент президента


Department
Office of the President
Job Type
Administrative
Applicant Type
Citizens of Kazakhstan
Type of Position
Full-Time
Closing Date
Aug 02, 2021

Office of the President is looking for applicants to the following permanent vacant position:
 
Title: Executive Assistant to the President

Division: Office of the President
 
Position reports to: President of KIMEP University ( in his absence-Provost) and the Senior Executive Assistant to the President
 
Key responsibilities and duties:
Under guidance of the Senior Executive Assistant, provide full support to the President; this may include, but is not limited to:
Organizing meetings and events at the request of the President
Providing full logistic support for guests of the President
Following up on assignments given by the President to the Vice Presidents and other members of the University administration, and providing the President with progress updates
Briefing the President on key projects, activities, and issues
Leading, supervising and guiding, as appropriate, projects initiated by the President
At the request of the President or the Provost and General Deputy to the President, represent the Office of the President to the external community
In the absence of the Senior Executive Assistant manage the day-to-day activities and administrative issues of the Office of the President
Manage the maintenance of records of the Office of the President
Supervise, train and develop the skills of Student Assistants in the Office of the President
In the absence of a Communications Officer:
Serve as the President’s Cabinet (PC) Secretary: Organize PC meetings at the request of the President and/or other PC members; collect background information on the proposed agenda items and brief the President; create meeting agenda; take meeting minutes; ensure that the minutes are signed by all members; and maintain the files containing the minutes
Under the guidance of the Communications Officer write official correspondence for the President
Ensure that the information on the President is correct and up-to-date on the KIMEP website and in other materials
Carry out other projects and assignments at the request of the President or the Provost and General Deputy to the President
Prepare and maintain regular financial reports on the Office of the President’s expenditures and work closely with the Accounting and Finance Department. 
 
Minimum qualifications:
Bachelor’s degree from a recognized and accredited university
Proficiency in English and Russian languages
2+ years relevant work experience
Experience with project management and event coordination
Work experience in Central Asia or the CIS region
Work experience in a diverse, international environment
Excellent written and verbal communication skills
Ability to work in a fast-paced environment, multitask, and manage short-term and long-term projects and assignments
Attention to detail
Problem-solving, critical thinking and analytical reasoning skills
Proficiency in Microsoft Office

Preferred qualifications:
Work experience in a higher education institution
Work experience in the office of a President, CEO or other executive officer
Fluency in Kazakh language
Supervisory experience
 

Interested applicants can apply via our HR Portalhr.kimep.kz till August 1, 2021 (Sundayinclusive . Please indicate your salary expectations ( grossKZT per month).

 

Please take into account

As the employerKIMEP University will request for a valid vaccination passport from all final candidates from Covid-19 to any position or agreement to make vaccination from Covid-19 till the starting date of employment

In case a candidate has any medical documented reason and can not make vaccination he/she has to provide a VKK conclusion.

If a final candidate can not provide a vaccination passport or VKK conclusion then he/she can not be employed at the University.

 

******************************************************

Офис Президента объявляет о следующей постоянной вакансии:

Должность: Исполнительный ассистент президента
Подразделение: Офис президента
Непосредственный руководитель: Президент Университета КИМЭП ( в его отсутствии- Первый Проректор)  и старший исполнительный ассистент президента 

Основные служебные обязанности:
Под руководством старшего исполнительного ассистента оказывать полную поддержку президенту, которая может включать, но не ограничиваться следующим:
Организация встреч и мероприятий по просьбе президента;
Предоставление всеобъемлющего логистического содействия всем гостям президента;
Отслеживание поручений, данных президентом проректорам и другим представителям администрации президента, и предоставление президенту информации о ходе работ;
Осведомление президента о ключевых проектах, мероприятиях и вопросах;
Руководство, надзор и регулирование, в зависимости от обстоятельств, проектами, инициированными президентом.
По просьбе президента или первого проректора, представлять офис президента перед внешним сообществом;
Руководить повседневной деятельностью и административными вопросами офиса президента в отсутствие старшего исполнительного ассистента;
Вести документацию офиса президента;
Руководить, обучать и развивать навыки студентов-ассистентов офиса президента;
В отсутствие специалиста по коммуникациям:
Выполнять функции секретаря президентского кабинета (ПК): организовывать заседания ПК по запросу президента и / или других членов ПК; собрать справочную информацию по предложенным вопросам повестки дня и проинформировать Президента; составить повестку встречи; вести протокол собрания; гарантировать, что протоколы подписаны всеми участниками; и поддерживать файлы, содержащие протоколы
Готовить официальную переписку президента под руководством специалиста по коммуникациям;
Убедиться, что информация о президенте на веб-сайте Университета КИМЭП и в других материалах является правильной и актуальной.  
Выполнять другие проекты и задания по просьбе президента или первого проректора;
Готовить и вести регулярные финансовые отчеты по расходам офиса президента и тесно сотрудничать с отделом бухгалтерского учета и финансов.

Минимальные навыки:
Степень бакалавра от признанного и аккредитованного университета;
Владение английским и русским языками;
Более двух лет соответствующего опыта работы;
Опыт в управлении проекторами и координации мероприятий;
Опыт работы в странах Центральной Азии или СНГ;
Опыт работы в разноплановой международной среде;
Превосходные навыки письменных и устных коммуникаций;
Способность работать в быстро меняющейся среде, работать в многозадачном режиме и управлять краткосрочными и долгосрочными проектами и заданиями;
Внимание к деталям;
Навыки решения проблем, критического мышления и аналитических рассуждений;
Владение Microsoft Office

Предпочтительные навыки:
Опыт работы в высшем образовательном учреждении;
Опыт работы в офисе президента, генерального директора или другого исполнительного директора;
Свободное владение казахским языком;
Опыт работы на руководящей должности 

Отклики принимаются до 1 августа, 2021 года включительно или до найма сотрудника через данный HR портал: hr.kimep.kz Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге до вычета НДФЛ.

Просим учесть следующее:

Университет КИМЭП в качестве работодателя будет требовать от финального кандидата действующий паспорт вакцинации от коронавируса, либо согласие на вакцинацию до трудоустройства на вакантную позицию.

В случае если финальный кандидат не может пройти вакцинацию по медицинской причине, он должен предоставить заключение ВКК документ подтверждающий данный факт.

В случае отказа предоставить паспорт вакцинации от коронавируса, либо подтверждающий медицинский документ и ПЦР тест, кандидат не может быть трудоустроен в наш Университет.