Student Financial Services Manager (SFSM) / Менеджер по финансовой поддержке (SFSM)
-
Department
-
Office of Financial Aid
-
Job Type
-
Administrative
-
Applicant Type
-
Citizens of Kazakhstan
-
Type of Position
-
Full-Time
-
Closing Date
-
Oct 09, 2024
KIMEP, Department of Financial Aid is looking for applicants to the following position:
Title: Student Financial Services Manager (SFSM)
Department: Financial Aid Office
Division: Administration and Finance Division
Reports to: Director of Financial Aid Office
Job Purpose Summary: Overall coordination of the Financial Aid Office’s database system activities and counseling.
Key responsibilities and Duties:
- Perform financial aid distribution including internal and external scholarships, and employee benefits, in accordance to the established policies and rules;
- Provide statistical and analytical reports and lists of students for financial aid distribution, work-study programs, exchange programs and other data, intranet, as well as by the requests of other departments or bodies including sponsors
- Prepare accurate data, and orders and perform quality control, distribution, policies, reports, statistics, analysis, budget, online applications/requests, information for website, orders for tuition, stipend, accommodation, transportation, etc.
- Maintenance of the financial aid database:
- Processing, monitoring, and analyzing application forms, requests, and other data including SS (late payment), IPP, student history, awarding and accrual financial aid, debt situation, LPF, personal info, checkouts, and other
- Correct input of data into the financial aid database: FA Distribution results, orders of other departments, students’ statuses, students’ Individual Payment Plans, Student History, intranet, etc.
- Reconciliation of data with the Accounting, CDD, Registrar’s Offices, Admissions, sponsors, etc
- Automation of data processing and other Office operations, creating new tools/applications for Office and students’ needs, writing technical tasks for CISC;
- coordination of duties related to the financial aid database performed by other employees of FAO
- Archive the database daily, record archives on CD disks (or other sources), and transfer it to the KIMEP Library
- Post and update the information under Office of Financial Aid links on KIMEP’s website and Intranet
- Counsel students and parents on all aspects of financial aid programs and financing options with a strong commitment to student satisfaction. Demonstrate and practice sensitivity to multicultural and socioeconomic issues of potential applicants and their families to provide them with a high level of customer care service;
- Mailing and providing information/letters to different categories of students
- Prepare printing materials, presentations, posts for social media in 3 languages, etc
- Demonstrate integrity, and ethical behavior in working with confidential information and maintain a high level of confidentiality;
- Coordination and implementation of Financial Aid Office’s projects/events FA Awarding Ceremony, Orientation sessions, University life, Open House Days, KIMEP Intellectual Olympiad, Excellence scholarship, webinars, etc.
- Due to the nature and specifics of financial aid services, the administrator should be available and willing to work a varied schedule, including evening/weekend work;
- Make proposals for changes in the policy and procedures
- Cooperation with city authorities, the Ministry of Education, sponsors, other KIMEP departments: processing requests and preparation of reports;
- Performing other duties assigned by a supervisor;
|
Required qualifications: Bachelor’s degree; professional user of MS Excel or MS Access; Strong logical thinking skills; advanced computer knowledge; able to work with a great deal of accuracy.
Preferred qualifications: Fluent English, Russian, and Kazakh; Bachelor’s degree in Computer Science; Working knowledge in MS ACCESS, SQL, and query language; at least 2 years of working experience in relevant roles preferred; a very strong team player and very organized; able to prepare technical specifications and fulfill technical requirements as needed
Deadline for submission of applications/resumes is October 9, 2024 inclusive or open until filled
- via our HR Portal (click "Apply" button above)
Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.
******************************
Отдел Финансовой Поддержки в поисках соискателей на следующую вакансию:
Позиция: Менеджер по финансовой поддержке (SFSM)
Департамент: Отдел Финансовой Поддержки
Подразделение: Административно - Финансовое
Отчетность по должности: Директору Отдела Финансовой Поддержки
Краткое описание цели работы: Общая координация деятельности системы базы данных Отдела Финансовой Поддержки и консультации.
Ключевые функции и обязанности:
- Осуществление распределения внутренней и внешней финансовой поддержки, включая льготы для сотрудников и их родственников, в соответствии с установленными правилами;
- Предоставлять статистические и аналитические отчеты и списки студентов для распределения финансовой поддержки, программы совмещения учебы с работой, программы обмена и других данных для внутреннего использования, статистических форм в интранете и по запросам других департаментов или органов, включая спонсоров.
- Подготовка точных данных и обеспечение контроля качества данных, распределения, политик, отчетов, статистики, анализа, бюджета, онлайн заявок, информации на веб-сайте, приказов на оплату обучения, стипендию, общежитие, транспорт и др.
- Ведение базы данных по Финансовой Поддержке:
- Обработка, мониторинг, проверка и анализ анкет и заявок студентов, всех данных, включая специальный статус (при поздней оплате), студенческую историю, присуждение и начисление финансовой поддержки, задолженность по оплате, личная информация, обходной лист, возврат средств, выпуск, и другие.
- Корректное обновление и ввод данных в интранет /базу данных отдела финансовой поддержки: результаты распределения финансовой поддержки, приказы от других отделов, обходной лист, возврат средств, выпуск, статусы студентов, Индивидуальный График Оплаты студентов, студенческая история и другие.
- Сверка данных с бухгалтерией, Отделом Корпоративного Развития, Отделом Регистрации студентов, спонсорами и др
- Автоматизация процессов базы данных и других операций офиса, создание новых инструментов/приложений для нужд офиса и студентов, написание технических заданий для Компьютерного отдела
- Координация обязанностей, связанных с базой данных финансовой поддержки, с другими сотрудниками ОФП.
- Ежедневно архивировать базу данных, записывать архивы на CD-диски (или другие ресурсы хранения информации) и передавать их в библиотеку Университета КИМЭП
- Подготовка, контроль, размещение и обновление информации по ссылкам Отдела Финансовой Поддержи (веб-сайт, внутренняя сеть интранет)
- Консультировать студентов и родителей с полным вовлечением по всем аспектам программы финансовой помощи и вариантам финансирования. Демонстрировать и практиковать чувствительность к культурным и социально-экономическим вопросам потенциальных абитуриентов и их семей для предоставления услуг высокого уровня обслуживания клиентов;
- Рассылка и предоставление информационных писем различным категориям студентов;
- Подготовка печатных материалов, презентауий, постов в соцсети, и т.д. на трех языках,
- Сотрудник должен демонстрировать целостность, этическое поведение при работе с конфиденциальной информацией и поддерживать высокий уровень конфиденциальности;
- Организация, координация и реализация проектов Отдела Финансовой Поддержки: Олимпиада, Грант за выдающиеся достижения, Церемония награждения, Ориентационные сессии, вебинары, Дни Открытых Дверей и другие.
- В связи с характером и особенностями работы отдела финансовой помощи, сотрудник должен быть доступен и готов работать по ненормированному графику: вечерние часы и выходные дни;
- Внесение предложений по изменению политик и процедур финансовой поддержки
- Сотрудничество с городскими властями, Министерством образования, другими отделами Университета КИМЭП: обработка запросов и подготовка отчетов;
- Выполнять другие обязанности, назначенные руководителем
Требуемая квалификация: Степень Бакалавра, знание MS Excel or Access, сильные аналитические и организационные способности, способный работать с большой аккуратностью, способный управлять контролем качества.
Предпочтительные квалификации: знания SQL, свободное владение Английским, казахским и русским языками, не менее 2 лет опыта на соответствующей позиции, способный выполнять технические задания; сильный командный игрок и хорошо организованный, Степень Бакалавра Компьютерных наук и информационных технологий.
Отклики принимаются до 9 октября 2024 года включительно или до найма сотрудников
-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху).
Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.