Шет елдерде берілген құжаттарды апостильдеу және легализациялау тәртібі.

Апостиль дегеніміз не? Оны қалай және қай жерде алуға болады?

2001 жылғы 24 сәуірдегі Қазақстан Республикасы Үкіметінің N 545 қаулысына сәйкес, апостиль қою бойынша өкілеттікке ие ұйымдар ретінде мына мемлекеттік органдар белгіленді:

• Қазақстан Республикасының Әділет министрлігі

• Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрлігі

• Қазақстан Республикасы Ішкі істер министрлігі

• Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлiгiнiң Ақпарат және мұрағат комитетi

• Қазақстан Республикасының Жоғарғы Соты жанындағы Сот әкімшілігі жөніндегі комитет

• Қазақстан Республикасының Қаржы министрлiгі

• Қазақстан Республикасының Бас прокуратурасы

• Қазақстан Республикасының Қорғаныс министрлігі

• Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитеті

Консулдық легализация немесе апостиль керек екенін қалай білуге болады?

Егер ел 1961 жылғы Гаага конвенциясының қатысушысы болып табылса –"апостиль" мөртабаны қажет. Немесе – консулдық заңдастыру қажет.

Шынайы ақпарат көзі болып заңдастырылған құжат ұсынылатын ұйым табылады, себебі бір мемлекет шеңберінде түрлі органдар шетел құжаттарын заңдастыруға түрлі талаптар қояды. Сондықтан заңдастырылған құжат тапсырылатын органда заңдастыру түріне қойылатын талаптарды нақтылау қажет.

Апостиль дегеніміз не?

"Апостиль" мөртабанын қою (кейде бұл рәсімді «жеңілдетілген заңдастыру» немесе «апостильдеу» деп аталады) 1961 жылғы 5 қазандағы Гаага конвенциясына қосылған, консулдық заңдастыру талаптарының күшін жоятын және жеңілдетілген заңдастыру рәсімін енгізетін елдерге құжаттар жолдау кезінде - "апостиль" мөртабанын қою қолданылады.

Бір жағынан апостильдеу мейлінше жылдам және оны тек қана бір өкілетті орган қоюына, ал екінші жағынан құжаттың Гаага конвенциясына қосылған барлық елдердің аумағында заңды күшіне ие болуына байланысты жеңілдетілген деп аталады.

Егер сіз құжатты дайындаған ел Гаага конвенциясына қатыспаса, оны консулдық заңдастыру қаже болады. Бұл айтарлықтай күрделі рәсім, ол құжатты ҚР Әділет министрлігінде, ҚР СІМ органдарында, бұдан кейін ҚР баратын елдің консулдылығында куәландыруды талап етеді. Бұл жерде құжат консулдық белгілісі бар елдің аумағында ғана заңды күшіне ие болады.

Сондай-ақ заңдастыру рәсімі құжат типіне негізделуі мүмкін, себебі консулдық заңдастыруға да, сондай-ақ апостильдеуге де жатпайтын құжаттар бар. Бұл негізінен коммерциялық құжаттарға қатысты: шарттар, инвойстар, коносаменттер, түрлі тауарды таратушы құжаттар және сыртқы экономикалық қызметке байланысты өзге құжаттар, олар үшін жекелеген рәсім бар – құжат ҚР Сауда-өнеркәсіп палатасында (жуырда Қазақстанның «Атамекен» Ұлттық экономикалық палатасының құрамына кірді), бұдан кейін баратын елдің консулдығында заңдастырылады.

1961 жылғы Гаага конвенциясына сәйкес қабырғалары апостиль 9 см кем емес шаршы нысанына ие және Конвенцияға қоса берілген үлгіге сәйкес келуі тиіс.

Апостильдің мәтіні келесі деректемелерден тұрады:

• Апостиль берген мемлекеттің атауы
• Апостиль қойылатын құжатқа қол қойған тұлғаның тегі
• Апостиль қойылатын құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымы
• Апостиль қойылған құжатты мөрмен/мөртабанмен бекіткен мекеменің атауы
• Апостиль қойылған қаланың атауы
• Апостиль қою күні
• Апостиль қойған органның атауы
• Апостиль нөмірі
• Апостиль қойған мекеменің мөрі/мөртабаны
• Апостиль қойған лауазымды тұлғаның қолы

Апостиль Конвенцияның ресми тілдерінің (француз немесе ағылшын) біреуінде, сондай-ақ апостиль қойған мемлекеттің ұлттық тілінде қойылуы мүмкін. Іс жүзінде көп жағдайда апостильде екі тіл (Конвенция тілдерінің біреуі және ұлттық тіл) қосарланып беріледі.

«Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» тақырыбы француз тілінде берілуі тиіс.

Конвенцияға сәйкес апостиль құжаттың өзінде немесе құжатпен қоса берілетін жекелеген парақта қойылады.

Іс жүзінде түрлі мемлекеттерде апостиль қоюдың түрлі тәсілдері пайдаланылады: резеңке мөртабан, желі, (түрлі-түсті) ленталар, сүргіш мөрі, бедерлі мөр, жапсырма стикерлер және т.б., сондай-ақ құжатқа қосымша ретінде, яғни желі, бекіткіш шығыршықтар, скрепкалар түрінде беріледі.

Міндетті консулдық заңдастырудың күші жойылған және «Апостиль» мөртабанын қою арқылы жеңілдетілген заңдастыру енгізілген Гаага конвенциясына қосылған мемлекеттер

* - сондай-ақ: Джерси, Бейлиуик, Гернси, Гибралтар, Ман аралы, Монтсеррат, Бермудтар, Әулие Елена (Нидерландтық Антиль аралдары), Жаңа Гебридтер, Терке және Кайкос аралдары, Кайман аралдары, Виргин аралдары, Фолкленд аралдары.
** - Гонконг және Макао аумағында ғана.

Консулдық заңдастыру тәртібі туралы

Консулдық заңдастыру ережелері

Консулдық заңдастыру (бұдан әрі - заңдастыру) дегеніміз құжаттардың болу елінің қолданыстағы заңдарына сәйкестiгiн тексеру және мұндай құжаттарды басқа мемлекетте пайдалану мақсатында оларға лауазым иесiнiң қойған қолы мен басқан мөрiнiң түпнұсқалылығын анықтау және куәландыру болып табылады. Аталған тәртіп 2000 жылғы 21 қарашадағы ҚР Сыртқы істер министрінің N 264 Бұйрығымен бекітілген Консулдық заңдастыру Ережелерiмен реттеледі.

Шетелде консулдық заңдастыру бойынша функцияларды Қазақстан Республикасының шет елдердегі мекемелерi атқарады.

Қазақстан Республикасында – ҚР Сыртқы iстер министрлiгiнiң Консулдық қызмет департаментi.

Консулдық қызмет департаментi шетелдiк ұйымдар мен мекемелерден шығатын құжаттар мен актiлердi, егер олар құжат шыққан шетел мемлекетiнiң шет елдік мекемесiнде алдын ала заңдастырылған болса және ҚР ұйымдары мен мекемелерiнен шығатын және шетелде ұсынылатын құжаттар мен актiлердi заңдастырады.

 Заңдастырылатын құжаттар мен актiлерге қойылатын талаптар

Құжаттар түпнұсқа түрінде де, сондай-ақ нотариалдық куәландырылған түрде де заңдастыру үшiн қабылданады. Егер шетелдiк дипломатиялық өкiлдiктегi немесе шет елдік мекемедегi заңдастыру құжаттың мемлекеттiк тiлден немесе орыс тiлiнен шет тiлiне аудармасын берудi қажет етсе, консулдық қызмет департаментiндегi нотариалдық куәландырылған көшiрменi заңдастыру оның аудармасымен бiрге жүргiзiледi.

Сонымен қатар, құжаттарда міндетті түрде реквизиттері (нөмірі, күні, қойылған қол, мөр) болуы тиіс, олар өшіріп қайта жазусыз немесе толықтыруларсыз болуы тиіс, оларда сызылған сөздер және басқа да келісілмеген түзетулер болмауға тиіс, олар қаламсаппен орындалмауға тиіс. Құжаттың мәтіні таза және түсінікті, ал лауазымды тұлғалардың құжаттардағы қолы мен мөрдің баспа-таңбасы анық болуға тиісті. Көлемі бір парақтан асып кететін құжаттардың парақтары тігілуге, нөмірленуге және мөрмен бекітілуге тиіс.

 Құжаттарды заңдастыру тәртібі

Құжаттарды заңдастыру аптасына төрт күн жүргізіледі (дүйсенбі, сейсенбі, бейсенбі және жұма). Құжаттарды қабылдау сағат 10:00 – ден 12:00 – ге дейін және құжаттарды беру сағат 16:00 – ден 17:00 – ге дейін жүргізіледі.

Құжаттарды қабылдау және беру кезек тәртібімен, алдын ала жазылусыз және жедел қызмет көрсетусіз жүзеге асырылады.

Құжаттарды заңдастыру мерзімдері талап етілетін құжаттарды толық тапсырғаннан бастап 3 жұмыс күнін құрайды. Егер тапсырған құжат күдік туғызса немесе қосымша ақпарат қажет етілсе, осыған байланысты тиісті сұрау жасалынады. Қажетті ақпаратты алғаннан және тиісті тексеруді өткізгеннен кейін құжаттарды заңдастыруға болады.

Құжаттарды заңдастыру үшін өтінуші Сыртқы істер министрлігіне келесі құжаттарды ұсынады:

1. Өтініш (№1 қосымша);

2. Жеке басын куәландыратын құжат (егер құжаттар басқа тұлғамен тапсырылса, құжаттарды тапсыруға құқық беретін өтінушінің атынан нотариалды куәландырған сенiмхат), ал заңды тұлғаларға оған қосымша заңды тұлғаның мүддесін көздейтін сенімхат;

3. ҚР қолдануға бағытталған және шет мемлекеттердің ресми билік органдарының қатысуымен берілген құжат (көшірмесімен бірге);

4. Шет мемлекетте қолдануға бағытталған, қазақстандық ұйымдар мен мекемелер ресімдеген құжат (көшірмесімен бірге);

5. Мемлекеттік бажды төлегені туралы түбіртек.

Мемлекеттік қызмет ақылы болып табылады. Мемлекеттік баж Қазақстан Республикасының банк мекемелері арқылы төленеді, олар төлемнің мөлшері мен күнін растайтын құжат (түбіртек) береді (банк деректемелері).

Келесі елдер 1961 жылғы Гаага Конвенциясына қосылды:
Албания, Княжество Андорра, Антигуа және Барбуда, Аргентина Республикасы,  Армения Республикасы, Австралия, Австрия Республикасы, Әзірбайджан Республикасы, Багам аралдары, Барбадос Республикасы, Беларусь Республикасы, Бельгия Патшалығы, Белиз, Босния және Герцеговина,  Ботсвана Республикасы, Бруней, Болгария Республикасы, Қытай Халық Республикасы (Гонконг, Макао провинциясы), Колумбия Республикасы,  Кук аралдары, Хорватия Республикасы, Кипр, Чехия Республикасы, Доминика достастығы,  Эквадор Республикасы, Эль-Сальвадор Республикасы, Эстон Республикасы, Фиджи егеменді Демократиялық Республикасы, Финляндия Республикасы, Француз Республикасы, Германия Федеративті Республикасы, Ниуе (Жаңа Зеландияда құрылған автономды мемлекет), Греция Республикасы,  Гренада Республикасы, Грузия (автономды  Абхазия Республикасы мен Оңтүстік Осетия автономды округі кірмедйі), Гондурас Республикасы, Венгер Республикасы, Исландия Республикасы, Үндістан Республикасы, Ирландия Республикасы, Израиль мемлекеті, Италия Республикасы, Жапония, Қазақстан Республикасы, Латвия Республикасы, Лесото патшалығы, Либерия Республикасы, Княжество Лихтенштейн Князьдігі, Литва Республикасы, Люксембург Ұлы Герцогтігі,  Македония Республикасы, Малави Республикасы,  Мальта Республикасы, Маршалл аралдары, Маврикий, Мексика Құрама Штаттары, Молдова, Монако, Намибия Республикасы, Нидерланды Патшалығы, Жаңа Зеландия, Норвегия Патшалығы,  Панама Республикасы,  Польша Республикасы, Португалия Республикасы, Румыния, Ресей Федерация, Сан-Кит-Неви, Сан Лючия, Сан Винцент және Гренадины, Самоа, Сан Марино, Сербия және Черногория, Сейшель аралдары, Словакия Республикасы, Словения Республикасы, Оңтүстік Африка Республикасы,  Испания Патшалығы,  Суринам Республикасы,  Свазиленд Патшалығы, Швеция, Швейцария Конфедерациясы, Тонго Патшалығы, Тринидад және Тобаго, Түркия Республикасы, Украина, Ұлыбритания және Солтүстік Ирландия Құрама Патшалығы, Америка Құрама Штаттары, Венесуэла Республикасы, Дания, Корея Республикасы.

Қазақстан заңдастыруды талап етудің күшін жоятын екі жақты шарт жасаған елдердің тізімі

Бұл жерде көптеген мемлекеттер «Апостиль» мөртабаны қойылған құжаттарды қарастыру үшін қабылдайтынына көңіл бөлу қажет. Конвенцияға жаңа қосылған елдердің құжаттары «Апостиль» мөртабанының болуына қарамастан заңды күшіне ие болмайды. Бұл талаптарды құжаттарды тапсыратын ұйымнан нақтылау қажет болады.