Процедура апостилирования и легализации иностранных документов

О порядке консульской легализации

Правила консульской легализации

Консульская легализация (далее - легализация) заключается в проверке соответствия документов действующему законодательству государства пребывания и представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати на таких документах с целью использования их в другом государстве. Данная процедура регулируется Правилами консульской легализации, утвержденной Приказом Министра иностранных дел РК № 264 от 21 ноября 2000 г. 
За рубежом функции по легализации выполняют загранучреждения РК.
На территории РК - Департамент консульской службы Министерства иностранных дел РК (далее - Департамент).
Департамент легализует документы и акты, исходящие от иностранных организаций и учреждений, если они предварительно легализованы в загранучреждении иностранного государства происхождения документов, а также документы и акты, исходящие от организаций и учреждений РК и предназначенные для предъявления за рубежом.

Требования к документам, подлежащим легализации

Документы принимаются на легализацию как в подлинниках, так и в нотариально заверенных копиях. Если легализация в иностранном дипломатическом представительстве или загранучреждении обусловлена представлением перевода документа с государственного или русского языка на иностранный язык, то легализация нотариально заверенного документа в Департаменте может совершаться вместе с его переводом. 
Также документы должны содержать реквизиты, наличие которых является обязательным (номер, дата, подпись, печать), совершены без подчисток либо приписок, в них не допустимы зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, они не должны быть исполнены карандашом. Текст документа должен быть четким и ясным, а подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, отчетливыми. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Порядок легализации документов

Легализация документов производится четыре дня в неделю (понедельник, вторник, четверг и пятница). Прием документов осуществляется с 10:00 до 12:00 часов и выдача документов производится с 16:00 до 17:00 часов.
Прием и выдача документов осуществляется в порядке очереди, без предварительной записи и ускоренного обслуживания.
Сроки легализации документов составляют 3 рабочих дня после подачи всех надлежащим образом оформленных документов. В случае, если документ вызывает сомнение либо необходима дополнительная информация, делается соответствующий запрос. После получения необходимой информации и проведения соответствующей проверки документы могут быть легализованы.

Для легализации документов заявитель предоставляет в Министерство иностранных дел РК следующие документы:

1. Заявление;
2. Документ, удостоверяющий личность (в случае если документы подаются другим лицом, нотариально удостоверенная доверенность на право подачи документов от имени заявителя), а для юридических лиц – и доверенность на представление интересов юридического лица; 
3. Документ (вместе с копией), выданный при участии официальных органов власти иностранного государства и предназначенный для использования в РК;
4. Документ (вместе с копией), выданный казахстанскими организациями и учреждениями, подлежащий использованию на территории иностранного государства;
5. Квитанция об оплате государственной пошлины.
Легализация документов является платной. Оплата осуществляется через банковские учреждения Республики Казахстан, которыми выдается документ (квитанция), подтверждающий размер и дату оплаты (реквизиты).
Следующие страны присоединились к Гаагской Конвенции 1961 года:
Албания, Княжество Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентинская Республика, Республика Армения, Австралия, Австрийская Республика, Азербайджанская Республика, Багамские острова, Республика Барбадос, Республика Беларусь, Королевство Бельгии, Белиз, Босния и Герцеговина, Республика Ботсвана, Бруней, Республика Болгария, Китайская Народная Республика (провинции Гонконг, Макао), Республика Колумбия, Острова Кук, Республика Хорватия, Кипр, Чешская Республика, Содружество Доминики, Республика Эквадор, Республика Эль-Сальвадор, Эстонская Республика, Суверенная Демократическая Республика Фиджи, Финляндская Республика, Французская Республика, Федеративная Республика Германия, Ниуе (автономное государство, ассоциированное в Новой Зеландии), Греческая Республика, Республика Гренада, Грузия (не включая Автономную Республику Абхазия и бывший автономный округ Южная Осетия), Республика Гондурас, Венгерская Республика, Республика Исландия, Республика Индия, Ирландская Республика, Государство Израиль, Итальянская Республика, Япония, Республика Казахстан, Латвийская Республика, Королевство Лесото, Республика Либерия, Княжество Лихтенштейн, Литовская Республика, Великое Герцогство Люксембург, Республика Македония, Республика Малави, Республика Мальта, Маршальские острова, Маврикий, Мексиканские Соединенные Штаты, Молдова, Монако, Республика Намибия, Королевство Нидерланды, Новая Зеландия, Королевство Норвегия, Республика Панама, Республика Польша, Португальская Республика, Румыния, Российская Федерация, Сан-Кит-Неви, Сан Лючия, Сан Винцент и Гренадины, Самоа, Сан Марино, Сербия и Черногория, Сейшельские острова, Словацкая Республика, Республика Словения, Южно-Африканская Республика, Королевство Испании, Республика Суринам, Королевство Свазиленд, Швеция, Швейцарская Конфедерация, Королевство Тонго, Тринидад и Тобаго, Турецкая Республика, Украина, Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии, Соединенные Штаты Америки, Республика Венесуэла, Дания, Республика Корея.

Список стран, с которыми у Казахстана заключен двухсторонний договор, отменяющий требование легализации

Азербайджан Албания Алжир Армения Беларусь Болгария Босния и Герцеговина Венгрия Вьетнам Греция Грузия Ирак Италия

Йемен Кипр Киргизия Китай КНДР Куба Латвия Литва МакедонияМолдова Монголия Польша

Румыния Россия Словакия Словения Таджикистан Тунис ТуркменистанУзбекистан Украина Финляндия Хорватия Чехия Эстония

Нужно обратить внимание на то, что многие государства, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, принимают к рассмотрению документы, на которых проставлен штамп «Апостиль». В то же время, в ряде стран не обладают юридической силой документы, исходящие из вновь присоединившихся к конвенции участников, даже при наличии штампа «Апостиль».  Данные требования необходимо уточнять непосредственно в организации, куда вы намереваетесь сдавать документы.

Что такое апостиль? Где и как его получить?

В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства, и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль). Согласно статье 5 Конвенции апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.
Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран - участниц Гаагской Конвенции. 

В соответствии с Постановлением Правительства РК № 545 от 24 апреля 2001 года в качестве организаций, обладающих полномочиями по проставлению апостиля определены следующие государственные органы:

• Министерство юстиции РК 
• Министерство образования и науки Республики Казахстан 
• Министерство внутренних дел Республики Казахстан 
• Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан
• Комитет по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан 
• Министерство финансов Республики Казахстан 
• Генеральная Прокуратура Республики Казахстан 
• Министерство обороны Республики Казахстан 
• Комитет национальной безопасности Республики Казахстан

Как узнать: нужна консульская легализация или апостиль?
Если страна, в которой предполагается использовать документ, является участницей Гаагской конвенции 1961 года - значит нужен штамп "апостиль". В противном случае - консульская легализация.

В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую должен представляться легализованный документ, т.к. иногда даже в пределах одного государства разные органы предъявляют разные требования к легализации иностранных документов. Поэтому вам необходимо  уточнять требования к виду легализации в органе, в который собираетесь подавать легализованный документ.

Что такое апостиль?

Проставление штампа "апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "апостиль". 

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции. 

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участницей Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РК, органах МИД РК, а затем в консульстве страны назначения в РК. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате РК (с недавних пор входит в состав Национальной экономической палаты Казахстана "Атамекен"), а затем в консульстве страны назначения. 

Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:

Государства, присоединившиеся к Гаагской конвенции, в которых отменена обязательная консульская легализация и введена упрощенная легализация, путем проставления штампа «Апостиль»

Австралия Австрия Азербайджан Албания Андорра Антигуа и Барбуда Аргентина Армения Багамские острова Барбадос Белорусь Белиз Болгария Бельгия Ботсвана Босния и Герцеговина Бруней-ДурассаламВеликобритания* Венгрия Венесуэла Германия Острова Гилберта и острова Эллис Гренада Греция Гондурас Доминика Израиль Индия Ирландия Исландия

Испания Италия Кипр Китай** Латвия Лесото Либерия Литва Лихтенштейн Люксембург Маврикий Македония Малави Мальта Маршалловы острова Казахстан Колумбия Мексика Монако Намибия Нидерланды Ниуэ Норвегия Новая Зеландия Панама Польша Португалия Румыния Россия Эль-Сальвадор

Сент-Кристофер и Невис Сент-Люсия Свазиленд Сейшельские острова Сербия и Черногория Словения Словакия США Суринам Тонга Турция Тринидад и Тобаго Фиджи Чехия Финляндия Франция Хорватия Швейцария Швеция Украина Эквадор Эстония ЮАР Япония

* - включая: Джерси, Бейлиуик, Гернси, Гибралтар, Остров Мен, Монтсеррат, Бермуды, Святая Елена (Нидерландские Антильские острова), Новые Гебриды, Острова Терке и Кайкос, Каймановы острова, Виргинские острова, Фолклендские острова.
** - только на территории Гонконга и Макао.