Program Development Coordinator / Координатор по развитию программы

---

Бөлім

Executive Education Center

Жұмыс түрі

Administrative

Өтініш түрі

Citizens of Kazakhstan

Қызметі түрі

Full-Time

Жабу күні

Қыр 28, 2021

---

Executive Education Center is looking for applicants for the position:

Job Title : Program Development Coordinator

Department:  PDCP

Section/Unit:  Professional Development and Certificate Program

Position reports to: Associate Dean for EEC

Job Purpose Summary:

Provide prompt academic, administrative and financial activities to support PDP Administration and coordination of the regularly scheduled open enrollment and corporate trainings to comply with Kazakhstan legislation and to support the program general management and financial sustainability. 

Key Responsibilities and Duties:

• Administer and coordinate training delivery
• Develop seminar schedules per semester
• Maintain the pool of part-time instructors for all programs of EEC

• Prompt advance/original invoices developing to get paid
• Accounting data base maintenance
• “Acts of Services Rendered” for all faculty members including adjuncts and for all programs of EEC and having them approved by KIMEP Top managers in compliance with Kazakhstan legislation
• Use of “1C” computer program to monitor, verify accounting documentation flow at KIMEP and with clientele

• Track and verify training payment invoices with KIMEP Accounting Office not to have accrued payables

• Provide course evaluations at the end of each course
• Provide course evaluation analysis
• Keep course evaluation analysis files’ data base as witness of the training quality

• Develop monthly reports for EEC programs: academic and professional
• Maintain and monitor catering service quality to meet customer expectations
• Develop and submit food/beverage expense report to the Accounting Office
• Assisting Associate Dean of EEC
• Organizing tea/coffee for EEC guests and visitors
• Book conference halls, organize catering EEC activities and programs
• Organize business-trips (process business trip requests, book and issue tickets;, organize accommodation and transfers)
• Ensure timely payments to service providers
• Reconcile accounting records with service providers, close all post-payment accounting documentation (process acts of works/services acceptance, send copies to Contractors, clear with Accounting Department)
• Conclude contracts with services providers and faculty members for EEC
• Gather study materials from the instructors, prepare master-copies, coordinate with the Publishing on duplication
• Assistance with sorting out the applicants’ files I students’ portfolios
• Other administrative duties as assigned by Associate Dean of EEC

Minimum Qualifications:

• University degree
• Good computer skills: Word, Excel, Power point, Corel Draw
• Designing skills and knowledge
• Willing to work in the team; Good communication and negotiation skills

 Preferred Qualifications:

• Knowledge of English and Kazakh

 

Interested applicants can apply via our HR Portal: hr.kimep.kz till September 27, 2021 inclusive. Please indicate your salary expectations (gross, KZT per month).

Please take into account: 

As the employer, KIMEP University will request for a valid vaccination passport from all final candidates from Covid-19 to any position or agreement to make vaccination from Covid-19 till the starting date of employment. 

In case a candidate has any medical documented reason and cannot make vaccination he/she has to provide a PCR test with negative result each 2 weeks per his/her employment at the University.

If a final candidate cannot provide a vaccination passport or any medical document and PCR test then he/she cannot be employed at the University.

********************************************************

Образовательный Центр для управленческих кадров ( ОЦУК) объявляет о вакансии:

Должность: Координатор по развитию программы

Департамент: Образовательный Центр для Управленческих Кадров

Отдел: Программа Профессионального развития и сертификатов

Непосредственный руководитель: Заместитель Директора ОЦУК

Цель учреждения данной позиции

Обеспечение оперативной академической, административной и финансовой деятельности по поддержке Управления ППР и координации регулярно планируемой открытой регистрации и корпоративных тренингов в соответствии с законодательством Казахстана, а также по поддержке общего управления и финансовой устойчивости программы

Основные обязанности:

• Управление и координация обучения
• Разработка графиков семинаров за семестр
• Поддержание контингента преподавателей всех программ ОЦУК, занятых неполный рабочий день
• Предоплата /оригиналы счетов-фактур, разрабатываемых для получения оплаты
• Ведение базы данных бухгалтерского учета
• Разработка "Актов оказания услуг" для всех программ ОЦУК и утверждение руководством КИМЭП в соответствии с законодательством Республики Казахстан
• Использование базы "1C" для мониторинга, проверки бухгалтерской документации КИМЭП и с клиентами
• Отслеживание и проверка счетов-фактур на оплату обучения в бухгалтерии КИМЭП на отсутствие начисленной кредиторской задолженности
• Оценка курса в конце каждого курса
• Проведение анализа оценки курса
• Разработка базы данных файлов анализа оценки курса в качестве доказательства качества обучения
• Разработка ежемесячных отчетов по всем академическим и профессиональным программам ОЦУК
• Поддерживать и контролировать качество услуг общественного питания в соответствии с ожиданиями клиентов
• Разработать и представить бухгалтерскому управлению отчет о расходах на продукты питания/напитки
• Содействие Заместителю Директора ОЦУК
• Предлагать чай/кофе гостям и посетителям ОЦУК
• Резервирование конференц-залов, организация доставки питания/напитков для мероприятий и программ ОЦУК
• Организация командировок (заявки на командировку, бронирование и покупка билетов, бронирование номеров и организация трансферов)
• Обеспечивать своевременную оплату постащикам
• Согласовывать бухгалтерскую документацию с поставщиками, закрывать бухгалтерскую документацию после оплаты (работа с актами выполненных работ/приема-сдачи работ, отправлять копии поставщикам услуг, взаимодействие с отделом бухгалтерии)
• Заключать договоры с поставщиками услуг и преподавателями ОЦУК
• Собирать обучающие материалы у инструкторов, подготовка оригиналов, копирование материалов
• Помощь в работе с заявками / файлами обучающихся
• Выполнение других поручений Заместителя Директора ОЦУК

 Минимальные квалификационные требования:

• высшее образование
• Хорошие навыки работы с компьютером: Word, Excel, Power Point, Corel Draw
• Разработка навыков и знаний
• Желание работать в команде; Хорошие навыки общения и ведения переговоров

Предпочтительные навыки:

• Знание английского и казахского языков

 

Отклики принимаются до 27 сентября 2021 года включительно или до найма сотрудника через данный HR портал: hr.kimep.kz . Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге до вычета обязательных отчислений.

Просим учесть следующее:

Университет КИМЭП в качестве работодателя будет требовать от финального кандидата действующий паспорт вакцинации от коронавируса, либо согласие на вакцинацию до трудоустройства на вакантную позицию.

В случае если финальный кандидат не может пройти вакцинацию по медицинской причине, он должен предоставить документ подтверждающий данный факт.Соответственно тогда новый сотрудник должен будет предоставлять ПЦР тест с негативным результатом на коронавирус каждые 2 недели во время работы в Университете.

В случае отказа предоставить паспорт вакцинации от коронавируса, либо подтверждающий медицинский документ и ПЦР тест, кандидат не может быть трудоустроен в наш Университет.