Specialist for Registration and Customer Services
-
Бөлім
-
Registry Department
-
Жұмыс түрі
-
Administrative
-
Өтініш түрі
-
Citizens of Kazakhstan
-
Қызметі түрі
-
Full-Time
-
Жабу күні
-
Қаң 04, 2024
Registrar's Office is looking for applicants to the following position:
Job Title: Registration and Customer Services Specialist
Department: Academic Affairs
Section/Unit: Registrar’s Office
Position reports to: Registrar
Job Purpose Summary: To make the Registrar Office a better place for student advising on registration issues by improving customer care services, locating all necessary information on KIMEP website, helping students during registration and thereafter.
Key Responsibilities and Duties:
- Attendance of incoming phone calls (Call Center service)
- Advising students on any registration issues at the counter, by the phone and via email
- Helping students in solving registration issues and cases supporting best customer care services
- Verification of student’s diplomas, statuses, degrees.
- Screening, responding and, when necessary, further distribution of incoming messages received via the office's official email account: registrar@kimep.kz
- Consulting students/parents on payment related questions.
- Informing on procedures for withdrawal, reinstatement, academic leave, transfer between programs, etc.
- Admission of documents related to registration, schedule, academic statuses, etc. from students and departments.
- Taking part in preparations for KIMEP University academic events (On-line registration, Graduation, etc.)
- Work with archive. Updating, sorting and storing student’s personal files for easy reference upon necessity (personal files, preparation and passing documentations to KIMEP archive, receiving newly admitted students’ personal files from Admission Office).
- Issuance of certification letters and official transcripts to current students and ex-students based on their online requests
- Present to visitors advice and recommendations in a clear and concise manner;
- Maintain confidentiality of information;
- Maintain files and records;
- Keep all customer forms current and well stocked and available.
- Keep office supplies organized and in stock.
- Performing other duties as might be directed by the Registrar.
Minimum Qualifications:
- A university degree;
- Strong Knowledge of MS Access database system;
- Computer skills – MS-Word, Excel, Access; Crystal Report;
- Fluent English and Kazakh
- Client-oriented;
- Strong communication skills, exceptional interpersonal skills, attention to details, responsibility;
- Ability to work with frequent interruptions, maintain emotional control under stress.
Preferred Qualifications:
- Experience in managing databases;
- Kazakh language
- Technical degree.
Deadline for submission of applications/resumes is January 4, 2024 inclusive or open until filled
- via our HR Portal (click "Apply" button above)
Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.
************************************
Отдел регистрации в поисках соискателей на следующую вакансию:
Наименование должности: Специалист по регистрации и работе с посетителями
Департамент: По учебной работе
Подразделение: Отдел регистрации
Непосредственный руководитель: Директор отдела регистрации
Краткое описание должности: Постоянная работа над улучшением качества консультирования студентов по вопросам регистрации посредством размещения соответствующей информации на веб-сайте вуза и через оказание практического содействия студентам в процессе регистрации на предметы и после нее.
Основные должностные обязанности:
- Помощь студентам в решении вопросов по регистрации и проблем, связанных с ней через обеспечение максимального качества их обслуживания
- Прием входящих телефонных звонков (услуга Call Center)
- Консультирование студентов по вопросам регистрации – лично, по электронной почте, и по телефону
- Прием от студентов и кафедр документов, связанных с регистрацией, расписанием, академическим статусом, и т.д.
- Участие в подготовке и проведении академических мероприятий вуза (он-лайн регистрация, церемония выпуска, и т.д.)
- Работа с архивом. Обновление, сортировка и хранение личных дел студентов, подготовка и передача документов в университетский архив, получение личных дел студентов от отдела по набору и приему студентов и проверка их корректности;
- Выпуск и выдача справок с места учебы и транскриптов студентам и выпускникам, а также студентам прошлых лет на основании их он-лайн заказов;
- Прием и проверка сообщений, поступающих на официальный электронный адрес отдела (registrar@kimep.kz), подготовка и отправка ответов по ним , и , по необходимости, их дальнейшая переадресация
- Проверка и подтверждение подлинности дипломов, академического статуса, а также степени обучающихся и выпускников.
- Информирование о процедурах отчисления, восстановления, академических отпусков, перевода с одной программы на другую, и т.д.
- Консультирование студентов и их родителей по вопросам оплаты за обучение.
- Выполнение различных видов административных функций по указанию директора.
- Предоставлять посетителям совет и рекомендации в краткой и сной форме.
- Соблюдать конфеденциальость информации.
- Следить за актуальностью всех форм для клиентов, их наличием и доступностью
- Поддерживать вс. орг. Технику офиса в надлежащем порядке
Минимальные квалификационные требования:
- Высшее образование;
- Хорошее знание систем баз данных MS Access;
- Владение компьютерных систем - MS-Word, Excel, Access; Crystal Report
- Свободное владение английским и казахским языками;
- Сильные коммуникативные навыки, исключительные навыки межличностного общения, внимание к деталям, ответственность;
- Клиентоориентированность;
- Умение сохранять эмоциональный контроль в условиях стресса.
Предпочтительные квалификационные требования:
- Опыт в управлении базами данных;
- Техническое образование.
Отклики принимаются до 4 января 2024 года включительно или до найма сотрудников
-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху). Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.