Executive Assistant (temporary replacement)/Исполнительный Ассистент (временная позиция)
-
Отдел
-
ACADEMIC AFFAIRS
-
Тип вакансии
-
Administrative
-
Тип кандидата
-
Citizens of Kazakhstan
-
Тип должности
-
Full-Time
-
Дата закрытия
-
сен 25, 2021
Office of the Vice-President of Academic Affairs is looking for applicants to the following temporary vacant position (replacement of main employee till the end of her maternity leave):
Job Title: Executive Assistant
Department: Academic Affairs
Position reports to: Vice President of Academic Affairs/Associate Vice-President of Academic Affairs
Key responsibilities and Duties:
- Assists the VPAA in daily operations;
- Receives visitors/ students/ parents, advises students if necessary, explains about academic programs, etc;
- Assists in organization of any events, seminars, conferences and workshops;
- Communicates with Executive staff, other KIMEP employees, administrative support staff, and outside people regarding meetings. Responsibility also includes ordering and setting up refreshments;
- Coordinates and makes all travel arrangements and car reservations for the VPAA/AVPAA;
- Assists the VPAA/AVPAA with special projects, and development of procedures and processes to help each department run smoothly;
- Picks up and distributes mail for VPAA on daily basis;
- Responds to e-mail messages from students and informs the VPAA on daily basis;
- Coordinates office activities and appointment schedules and calendars, arranges meetings,
develops and recommends office procedures and systems, ensures smooth office operations;
- Receives and distributes incoming mail, reviews and evaluates mail to identify those items requiring priority attention to the supervisor, requests additional information to support incoming mail, if necessary, prior to reporting to the supervisor;
- Processes payment invoices, prepares expense reports;
- Receives and screens communications to the supervisor including telephone calls and e-mail messages and provides assistance using independent judgment to determine those requiring priority attention; prioritizes, channels and facilities communication from department heads, department assistants;
- Independently responds to letters and general correspondence of a routine nature;
- Performs other duties as might be assigned by VPAA, AVPAA
Qualifications: Bachelor's degree with 1 (one) year of relevant experience, fluency in verbal and written English, Russian and Kazakh; possesses excellent judgment, intuition, and reasoning priorities; maintains confidential work of Academic Affairs; works cooperatively with others in a sometimes busy environment; advanced computer skills in MS Word, Power Point, Access etc.; tact: poise, good interpersonal skills.
Interested applicants can apply via our HR Portal: hr.kimep.kz till September 24, 2021 inclusive. Please indicate your salary expectations (gross, KZT per month).
Please take into account:
As the employer, KIMEP University will request for a valid vaccination passport from all final candidates from Covid-19 to any position or agreement to make vaccination from Covid-19 till the starting date of employment.
In case a candidate has any medical documented reason and cannot make vaccination he/she has to provide a PCR test with negative result each 2 weeks per his/her employment at the University.
If a final candidate cannot provide a vaccination passport or any medical document and PCR test then he/she cannot be employed at the University.
********************************************************
Департамент по академическим вопросам в поиске кандидатов на следующую должность (временная позиция на период декретного отпуска основного сотрудника):
Название позиции: Исполнительный ассистент
Отдел: по учебной работе
Руководитель: Проректор по учебной работе / Заместитель проректора по учебной работе
Основные обязанности:
- Содействие проректору по учебной работе/ заместителю проректора по учебной работе в ежедневной работе;
- Прием посетителей/студентов/родителей, при необходимости консультирование студентов об академических процедурах, и т.д.;
- Помощь в организации мероприятий, семинаров, конференций, тренингов;
- Информирование руководства, других работников вуза, административного персонала и других заинтересованных лиц о назначенных встречах. Заказ и подача напитков при необходимости;
- Организация командировок проректора по учебной работе и его заместителя;
- Содействие проректору по учебной работе и его заместителю в выполняемых проектах, разработка процедуры и рабочих процессов для эффективной работы других отделов;
- Получение и рассылка почты по вопросам, входящим в компетенцию проректора по учебной работе и его заместителя на ежедневной основе;
- Ответы на запросы студентов и информирование о них проректора по учебной работе на ежедневной основе;
- Координация работы офиса, ведение графика встреч, организация собраний;
- Получение и обработка входящей документации, оценка ее приоритетности для руководителя, при необходимости запрашивание дополнительной информации до доведения ее до сведения руководителя;
- Обработка счетов на оплату, подготовка отчетов по расходам;
- Прием и просмотр сообщений, поступающих на имя проректора по учебной работе, включая телефонные звонки и сообщения по электронной почте, содействие в определении их приоритетности; расстановка приоритетов, налаживание контактов, обеспечивающих быструю связь между руководителями и ассистентами структурных подразделений;
- Самостоятельные ответы на письма общего характера;
- Выполнение других поручений проректора по учебной работе и его заместителя в рамках своей компетенции.
Требуемые квалификационые навыки: высшее образование; не менее одного года работы в соответствующей должности; свободное владение устным и письменным английским, русским и казахским языками; обладать хорошей способностью суждения, интуицией, и умением обоснованно расставлять приоритеты; соблюдение конфиденциальности информации в работе офиса; умение работать в команде, иногда в условиях стресса; продвинутые навыки работы в программах MS Word, Power Point, Access и др.; тактичность, уравновешенность, навыки межличностного общения.
Отклики принимаются до 24 сентября 2021 года включительно или до найма сотрудника через данный HR портал: hr.kimep.kz Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге до вычета обязательных отчислений.
Просим учесть следующее:
Университет КИМЭП в качестве работодателя будет требовать от финального кандидата действующий паспорт вакцинации от коронавируса, либо согласие на вакцинацию до трудоустройства на вакантную позицию.
В случае если финальный кандидат не может пройти вакцинацию по медицинской причине, он должен предоставить документ подтверждающий данный факт.Соответственно тогда новый сотрудник должен будет предоставлять ПЦР тест с негативным результатом на коронавирус каждые 2 недели во время работы в Университете.
В случае отказа предоставить паспорт вакцинации от коронавируса, либо подтверждающий медицинский документ и ПЦР тест, кандидат не может быть трудоустроен в наш Университет.